Chia sẻ công việc của kế toán công nợ

Chia sẻ công việc của kế toán công nợ

Kế toán công nợ là một phần hành trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến các khoản phải thu phải trả của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có nhiều đối tác và khách hàng thì cần phải có một kế toán công nợ theo dõi các khoản thanh toán cho các đối tác và các khoản phải thu của khách hàng. Sau đây, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin đưa đưa ra mô tả và quy trình làm việc của một kế toán công nợ.

Công việc phải làm của kế toán công nợ:

     - Theo dõi công nợ theo từng đối tượng (mua, bán, tạm ứng)
 
     - Phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau: người mua, người bán, cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, phải thu phải trả khác,...

     - Theo dõi công nợ theo hợp đồng, hạn thanh toán
 
     - Bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ với nhau

     - Theo dõi công nợ chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng.

     - Lên các báo cáo: Sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, quá hạn, bảng kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối công nợ trên một tài khoản. Theo dõi được công nợ một khách hàng trên nhiều tài khoản công nợ khác nhau.
 
     - Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty

Quy trình làm việc của kế toán công nợ:

1. Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận:

 

    - Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.

 

    - Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp với khách hàng, nhà cung cấp mới.

 

    - Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi.

 

2. Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp

 

3. Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán

 

4. Kiểm tra công nợ:

 

    - Khách hàng mua hàng theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.

 

   - Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.

 

   - Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên.

 

   - Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên.

 

5. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.

 

6. Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.

 

7. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.

 

8. Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty.

 

9. Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp.

 

10. Lập báo cáo công nợ.

 

11. Lập thông báo thanh toán công nợ.

 

12. Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.