GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN HÀ NỘI xin chia sẻ kinh nghiệm giải đáp tình huống về hóa đơn, chứng từ mà không ít bạn kế toán bước vào nghề còn gặp nhiều khó khăn, bế tắc trong cách giải quyết.
Những sai sót khi lập chứng từ kế toán có thể gặp phải như: viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên doanh nghiệp, sai địa chỉ, sai ngày tháng.
Tình huống 1:
Vướng măc của Tổng Công ty Tân cảng Sài gòn về việc phát hành hoá đơn cảng phí bằng ngoại tệ. (CV số 1502/CT-TT&HT ngày 04/01/2012 của Cục Thuế Hải Phòng)
Trả lời:
Về phát hành hóa đơn cảng phí bằng ngoại tệ, Tổng cục Thuế đã có công văn số 2104/TCT-CS ngày 27/06/2013 trả lời Tổng Công ty Tân cảng Sài Gòn liên quan đến xuất hóa đơn bằng ngoại tệ, như sau: “Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp trong hợp đồng và phụ lục hợp đồng được ký giữa Tổng Công ty Tân cảng Sài Gòn (Tổng Công ty), các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty với các hãng tàu nước ngoài, chủ hàng nước ngoài, chủ các phương tiện vận tải quốc tế và đại lý hãng tàu có ghi rõ các đơn giá dịch vụ bằng ngoại tệ; Tổng Công ty được Ngân hàng Nhà nước cho phép nhận thanh toán bằng ngoại tệ từ việc cung ứng dịch vụ cảng biển (theo công văn số 4827/NHNN-QLNH) thì khi xuất hóa đơn cho các hãng tàu nước ngoài, chủ hàng nước ngoài và chủ các phương tiện vận tải quốc tế, Tổng Công ty và các thành viên trực thuộc Tổng Công ty được xuất hóa đơn theo trường hợp bán hàng thu ngoại tệ như quy định tại tiết e điểm 2 Điều 14 Thông tư số 153/2010/TT-BTC (từ ngày 01/07/2013, thực hiện theo điểm 2.e Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013).
Tình huống 2:
Công ty TNHH Vard Vũng Tàu (CT Bà Rịa Vũng Tàu) đề xuất được xuất hóa đơn GTGT cho doanh thu của tàu đang đóng vào thời điểm cuối mỗi quý dựa theo tỷ lệ hoàn thành.
Trả lời:
– Tại khoản 1, 2 Điều 8 Thông tư số 219/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thời điểm xác định thuế GTGT, như sau:
“1. Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Tình huống 3:
Công ty CP KCT Đại Dũng Miền Trung đề nghị cho phép lập hóa đơn sau thời gian nghiệm thu bàn giao trong hoạt động xây dựng (Công văn số 1543/CT-TTHT ngày 22/8/2014 của Cục Thuế Quảng Ngãi)
Trả lời:
Trả lời công văn số 1543/CT-TTHT ngày 22/8/2014 của Cục Thuế tỉnh Quảng Ngãi về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, Tổng cục Thuế đề xuất theo hướng trả lời như sau: "Theo trình bày tại công văn của Công ty CP KCT Đại Dũng Miền Trung thì Công ty CP KCT Đại Dũng Miền Trung hoạt động trong lĩnh vực sản xuất lắp dựng khung kèo thép nhà tiền chế, xây dựng công nghiệp và dân dụng. Công ty lắp dựng công trình trên phạm vi toàn quốc, khi công trình xong (từng hạng mục hoặc toàn bộ công trình) Công ty tiến hành làm hồ sơ nghiệm thu gửi cho chủ đầu tư, sau đó căn cứ thỏa thuận thống nhất nghiệm thu mà chủ đầu tư gửi về, Công ty thực hiện xuất hóa đơn giao cho chủ đầu tư thì việc xuất hóa đơn nêu trên là phù hợp.
Công ty CP KCT Đại Dũng Miền Trung chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực đối với những hóa đơn được lập nêu trên.”
Tình huống 4:
Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam có vướng mắc sau:
1, Để thuận tiện cho DN có thể tự kiểm soát được hoá đơn thật/ giả, CQ Thuế nên cập nhật hình ảnh các hoá đơn mẫu trên trang Web để các DN có thể dễ dàng tra cứu.
2, Đối với hoá đơn điện tử: Hiện nay, nhiều đơn vị phát hành hoá đơn điện tử có 2 dòng “Ngày ..tháng.. năm…” (1 dòng ở dưới dòng HOÁ ĐƠN GTGT và 1 dòng Ngày tháng ký điện tử). Như vậy, ngày tháng ký hoá đơn có phải cùng ngày với ngày tháng hoá đơn ở trên không?
Trả lời:
1. Hiện nay, tại website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn của ngành thuế hỗ trợ NNT và các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hoá đơn bao gồm: Đơn vị phát hành hoá đơn; thời gian phát hành, thời gian hoá đơn có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế), không có hình ảnh các hóa đơn mẫu. Do vậy, để biết hóa đơn của người phát hành còn giá trị sử dụng hay không còn giá trị sử dụng thì NNT và các tổ chức, cá nhân khác có thể vào website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn để được hỗ trợ.
2. Tại Điều 7 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn về tạo hóa đơn điện tử, như sau:
“1. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Hoá đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ”.
– Tại Điều 6 Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có quy định về nội dung của hóa đơn điện tử.
“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”
Căn cứ quy định trên thì không có hướng dẫn bắt buộc về việc ngày tháng ký hoá đơn điện tử phải cùng ngày với ngày tháng hoá đơn, tuy nhiên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua phải đảm bảo có đủ các nội dung theo quy định và phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán.
Tình huống 5:
Công ty TNHH MTV Ứng dụng và Phát triển Công nghệ – NEAD có vướng mắc sau:
Công ty chúng tôi mới thành lập tháng 3/2014 khai thuế theo phương pháp trực tiếp, Công ty không biết đã đặt in hóa đơn GTGT. Vậy số hóa đơn này DN có thể sử dụng và khi viết gạch chéo phần thuế suất được không?
Trả lời:
Tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:
“2. Các loại hóa đơn:
a) Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hoá đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
b) Hoá đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).”
Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng. Trường hợp Công ty đã đặt in hóa đơn GTGT thì phải thực hiện hủy theo quy định và phải đặt in hóa đơn bán hàng để sử dụng.
Tình huống 6:
Doanh nghiệp tại Nghệ An (Cục Thuế tỉnh Nghệ An) có vướng mắc: Nghị định 51CP của Chính Phủ không quy định xử lý vi phạm đối với hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn của người mua, nên khi phát hiện NNT vi phạm không có căn cứ pháp lý để xử phạt.
Trả lời:
Tại Điều 39 Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn và tại Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đối với hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua, như sau:
“2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư này).”
Tình huống 7:
Công ty TNHH Procter and Gmable Việt Nam có vướng mắc sau:
Hiện nay, Bộ Tài chính đã cho phép DN sử dụng Hóa đơn Thương mại để kê khai, hoàn thuế GTGT cho hoạt động xuất khẩu, nhưng vẫn chưa hướng dẫn cụ thể nội dung bắt buộc của Hóa đơn Thương mại (thường được lập theo thông lệ quốc tế, sử dụng ngôn ngữ thông dụng, không sử dụng mẫu/ký hiệu/số hóa đơn theo qui định của VN) nên chúng tôi cũng xin đề nghị Bộ Tài chính sớm hướng dẫn để tránh cho DN rủi ro không chấp hành tốt pháp luật về thuế.
Trả lời:
Tại khoản 7 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 của Bộ Tài chính sửa đổi khoản 4 Điều 16 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, như sau: “Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”.
– Theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính thì cơ quan thuế quản lý việc in, sử dụng các loại hoá đơn như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng.
Căn cứ quy định nêu trên, hóa đơn thương mại dùng trong hoạt động xuất khẩu từ ngày 01/09/2014. Doanh nghiệp tự tạo hóa đơn thương mại theo thông lệ quốc tế và theo yêu cầu của người mua nước ngoài.
