5 BƯỚC ĐĂNG KÝ CẤP MÃ SỐ THUẾ CHO NGƯỜI PHỤ THUỘC
Từ kỳ Quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2014, cơ quan thuế bắt đầu cấp mã số thuế cho người phụ thuộc để tránh tình trạng khai trùng người phụ thuộc.
Bước 1: Thu thập thông tin NPT
Căn cứ vào hồ sơ chứng minh người phụ thuộc hoặc thông tin trên mẫu 16/ĐK-TNCN ban hành kèm theo thông tư số 156/2014/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính, Tổ chức chi trả thu thập thông tin của NPT khai vào Bảng kê 05-3/BK-TNCN. Trường hợp người phụ thuộc không có đầy đủ thông tin theo các quy định tại Bảng kê 05-3/BK-TNCN, TCCT hướng dẫn người nộp thuế bổ sung các thông tin còn thiếu để làm căn cứ cấp MST cho NPT.
Bước 2: Nhập thông tin NPT
1.Trường hợp TCCT dùng một trong các phần mềm hỗ trợ kê khai (QT TNCN, HTKK, iHTKK) thì thực hiện như sau:
a) Cài đặt ứng dụng:
– TCCT liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế (CQT) quản lý trực tiếp hoặc truy cập trang điện tử: http://www.gdt.gov.vn , http://www.tncnonline.com.vn, để được cung cấp Ứng dụng và tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng Ứng dụng.
– Trường hợp có vướng mắc trong việc cài đặt, sử dụng Ứng dụng, TCCT liên hệ với CQT quản lý trực tiếp.
b) Nhập thông tin NPT
– Nhập thông tin theo quy định về NPT:
+ TCCT thực hiện khai đầy đủ (100%) số lượng người phụ thuộc đã tính giảm trừ trong năm 2014 vào Bảng kê 05-3/BK-TNCN.
+ Trường hợp TCCT có yêu cầu được cấp MST NPT trước khi nộp hồ sơ QTT TNCN năm 2014, nếu đã khai thông tin NPT vào Bảng kê 05-3/BK-TNCN thì có thể sử dụng chức năng “Tải dữ liệu từ bảng kê 05-3/BK-TNCN trên tờ khai 05/KK-TNCN” tại màn hình chức năng để lấy dữ liệu gửi đến CQT đối với những NPT đã có đầy đủ thông tin; nếu chưa khai thông tin NPT vào Bảng kê 05-3/BK-TNCN thì có thể gửi thông tin về NPT đến Cơ quan Thuế (CQT) theo Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh (mẫu 16/TH)
+ Trường hợp TCCT đã được cấp MST cho NPT theo hình thức gửi trước thông tin (không gửi cùng hồ sơ QTT TNCN năm 2014) thì khi gửi hồ sơ QTT TNCN năm 2014, để đảm bảo khai đầy đủ (100%) số lượng NPT đã tính giảm trừ trong năm, TCCT thực hiện tải thông tin từ dữ liệu phản hồi của Cơ quan thuế thông qua chức năng “Tải bảng kê” trên màn hình chức năng Bảng kê 05-3/BK-TNCN của các ứng dụng hỗ trợ của Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 để thực hiện lấy dữ liệu nộp kèm bộ hồ sơ QTT TNCN mà không cần phải khai lại đối với những NPT đã được cấp MST do gửi thông tin trước.
– Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, TCCT thực hiện in, kết xuất dữ liệu Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh hoặc bộ tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/KK-TNCN gửi đến CQT quản lý trực tiếp theo quy định hiện hành.
+ Đối với các TCCT sử dụng phần mềm HTKK, QT TNCN sẽ in ra hồ sơ theo quy định.
+ Đối với các TCCT nộp hồ sơ khai thuế qua iHTKK: không cần in hồ sơ.
2. Trường hợp TCCT không có khả năng sử dụng phần mềm để kê khai sẽ thực hiện như sau:
– TCCT tải mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/KK-TNCN và mẫu bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh tại trang điện tử http://www.gdt.gov.vn để in mẫu biểu kê khai hoặc liên hệ trực tiếp với CQT quản lý trực tiếp để lấy mẫu biểu kê khai.
– TCCT kê khai đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo đúng hướng đẫn của CQT ban hành.
Bước 3: Gửi thông tin NPT đến CQT
1. Đối với các TCCT không sử dụng Ứng dụng:
Sau khi hoàn tất việc thu thập thông tin NPT, TCCT tiến hành gửi hồ sơ đến CQT quản lý trực tiếp theo quy định.
2. Đối với các TCCT sử dụng Ứng dụng:
– Đối với các TCCT đã đăng ký và khai QTT TNCN qua mạng (iHTKK) thì không phải nộp tờ khai giấy do đã sử dụng chữ ký số nên đảm bảo tính pháp lý khi gửi tờ khai.
– Đối với các TCCT chưa thực hiện khai, nộp thuế điện tử thực hiện khai nộp tờ khai quyết toán thuế bản giấy đồng thời gửi tờ khai bản mềm (file dữ liệu) tới cơ quan thuế qua Website: http://tncnonline.com.vn
Bước 4: Nhận kết quả cấp MST cho NPT
CQT sẽ trả kết quả cấp MST NPT cho TCCT dưới dạng Bảng kê excel tại nơi mà TCCT gửi file dữ liệu đăng ký giảm trừ gia cảnh (http://tncnonline,com.vn hoặc http://nhantokhai.gdt.gov.vn) với đầy đủ thông tin đã đăng ký và kèm theo thông tin MST NPT đối với trường hợp cấp thành công và mô tả chi tiết lỗi đối với trường hợp cấp mã không thành công.
Bước 5: Điều chỉnh thông tin kê khai sai
– Căn cứ vào kết quả phản hồi nhận được từ CQT, trường hợp cấp mã không thành công TCCT yêu cầu người lao động bổ sung thông tin và thực hiện theo hướng dẫn sau:
+ Lỗi do thông tin kê khai sai: TCCT kê khai điều chỉnh bổ sung thông tin:
++ Thiếu thông tin bắt buộc để đăng ký NPT
++ Thông tin về địa bàn phường/xã, quận/huyện/, tỉnh/thảnh phố không phù hợp với hiện hành.
++ Thông tin về MST của cơ quan chi trả, MST NPT không hợp lệ.
+ Lỗi trùng thông tin CMND/giấy khai sinh của NPT: TCCT thông báo với người lao động thực hiện việc xác minh, điều chỉnh thông tin CMND/ Giấy khai sinh như nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế đối với các trường hợp người lao động trùng CMND trước đây và khai nộp lại với CQT quản lý.
+ Trùng thời gian giảm trừ NPT: TCCT hướng dẫn NNT thực hiện đăng ký kết thúc giảm trừ gia cảnh của lần đăng ký trước đó hoặc điều chỉnh thời gian giảm trừ của lần đăng ký hiện tại.
