GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ
Trường hợp mất hóa đơn, chứng từ thì thủ tục hành chính ra sao, khi làm mất không báo cáo cơ quan thuế thì sẽ bị xử phạt thế nào? Những vướng mắc trên của bạn sẽ được KẾ TOÁN HÀ NỘI giải đáp qua các tình huống sau đây:
Tình huống 1:
Doanh nghiệp có đánh mất hóa đơn mua dịch vụ của nhà cung cấp. Thủ tục hành chính hiện hành trong trường hợp này?
Trả lời:
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 24 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn:
“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp ( mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này ) chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xẩy ra việc mất…
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất…liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật…, đóng dấu ( nếu có ) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất… liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu tránh nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn”
Căn cứ khoản 1 Điều 12 Chương II Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:
“ Điều 12. Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua
1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn…đã lập ( liên giao cho người mua ) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất… do thiên tai, hỏa hoạn.
Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.”
Theo các quy định trên, trường hợp người mua làm mất hóa đơn liên 2 của nhà cung cấp thì phải thực hiện theo các quy định nêu trên, bị xử phạt hành chính và yêu cầu người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, đóng dấu trên bản sao hóa đơn giao cho người mua để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Tình huống 2:
Trường hợp mất hóa đơn như sau:
– Ngày 19/12/2014 phát hiện mất 2 số hóa đơn đã thông báo phát hành như sau:
1. Hóa đơn số 029, chưa lập, hóa đơn trắng, mất cả 3 liên 1,2,3
Lý do mất : Hóa đơn đặt in để in trên máy vi tính, không đóng thành quyển, trong quá trình lưu trữ bị thất lạc.
2. Hóa đơn số 030, đã lập, bị mất liên 2 ( liên 1,3 vẫn còn.)
Lý do : Khi giao liên 2 cho khách hàng, trong quá trình lưu trữ để hạch toán khách hàng đã làm mất.
Trong trường hợp này kế toán đã lập hóa đơn số 031 thay thế cho hóa đơn số 030 đã giao liên 2 cho khách hàng hạch toán và kê khai.
– Công ty chưa làm báo cáo mất hóa đơn gửi cho cơ quan thuế.
Vậy trường hợp mất hóa đơn như trên, Công ty sẽ bị xử phạt và mức phạt như thế nào?
Nếu Công ty không thông báo và nộp phạt tại thời điểm hiện tại mà chờ đến khi Cơ quan thuế xuống kiểm tra và phát hiện thì lúc này Công ty sẽ bị xử phạt và mức phạt như thế nào?
Trả lời:
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 24 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn:
“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp ( mẫu 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư này ) chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xẩy ra việc mất…
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất…liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật…, đóng dấu ( nếu có ) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất…liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu tránh nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng, hóa đơn.”
Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóađơn
Tại khoản 4 Điều 11 Chương II
“4. Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
a) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập ( liên giao cho khánh hàng ) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất…hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất…hóa đơn, trừ liên giao cho khánh hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”
Tại khoản 3 Điều 13 Chương II
“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.”
Căn cứ Nghị định số 105/2013/NĐ-CP ngày 16/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán
“ Điều 12
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000
c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ”
Theo Điều 40 của Luật kế toán : tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Theo các quy định trên, trường hợp công ty làm mất hóa đơn thì phải thực hiện theo các quy định trên. Khách hàng đã làm mất hóa đơn, công ty không được xuất hóa đơn khác mà dùng hóa đơn liên 1 sao y bản chính để người mua làm chứng từ kế toán và kê khai thuế theo quy định.
Tình huống 3:
Doanh nghiệp chúng tôi có một số hóa đơn bán ra, đã xuất hóa đơn, đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng. Doanh nghiệp tự phát hiện ra sai (vẫn chưa giao cho khách hàng) và lập hóa đơn khác giao cho khách hàng. Trong trường hợp này có cần thiết phải lập biên bản hủy hóa đơn với khách hàng không? Vì khách hàng chưa nhận được hóa đơn sai. Một số khách hàng khó khăn không ký biên bản vì chưa nhận hóa đơn sai trước đó. Vậy doanh nghiệp chúng tôi phải xử lý trường hợp này như thế nào?
Trả lời:
Căn cứ khoản 1 Điều 20 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về xử lý hóa đơn đã lập :
"Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai"
Theo quy định trên, trường hợp công ty đã xuất hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng nếu phát hiện sai công ty gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và xuất hóa đơn khác giao cho khách hàng. Không cần lập biên bản với khách hàng.
