GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ
Các tình huống về sử dụng hóa đơn luôn là những khúc mắc cần giải đáp của các bạn kế toán mới ra trường, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin chia sẻ một số tình huống để kế toán có thể xử lý tốt các vấn đề về sử dụng, lập hóa đơn:
Tình huống 1:
Công ty quý IV không xuất hóa đơn, nên không làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có đúng không?
Trả lời:
Căn cứ vào điều 27 thông tư 39/2014/TT-BCT có hướng dẫn cụ thể về việc nộp báo cáo THSD Hóa đơn, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn:
"Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)"
Tại khoản 2. khoản 3 điều 13 của Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của BTC hướng dẫn về xử phạt hành chính hóa đơn với các trường hợp nộp chậm hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
"Điều 13. Hành vi quy định về lập, gửi thông báo và báo cáo (trừ thông báo phát hành hóa đơn) cho cơ quan thuế
……………………………………
2. Đối với hành vi vi phạm về nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn:
a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
b) Trường hợp nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
c) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định."
=> Theo chúng tôi với trường hợp công ty quên không làm BCTHDHD gửi cơ quan thuế là sai quy định. Bạn cần Làm báo cáo THSD hóa đơn và nộp cho cơ quan thuế càng sớm càng tốt để giảm thiểu mức tiền phạt thấp nhất.
Tình huống 2:
Công ty B có mua 1 măt hàng của Công ty chúng tôi, kế toán có xuất 1 hóa đơn cho công ty B, tuy nhiên trên đường từ công ty chúng tôi đến công ty B, nhân viên giao hàng đã làm rơi mất hóa đơn trên
Theo Thông tư số 10/2014/TT-BTC có hiệu lực ngày 02/03/2014, tại mục a, khoản 4 điều 11 có ghi "Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo."
Vậy Trường hợp này công ty chúng tôi phải lập hồ sơ khai báo như thế nào, và hình thức phạt cảnh cáo có bị ra quyết định bằng văn bản hay không?
Trả lời:
Theo khoản 1, Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp Công ty nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập phải lập báo cáo về việc mất và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Trường hợp Công ty làm mất hóa đơn nếu thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày thì sẽ không bị xử lý vi phạm.
Theo khoản 4 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Trường hợp đơn vị làm mất hóa đơn (liên giao khách hàng) không khai báo với cơ quan thuế sẽ bị phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn.
=> Công ty cần làm là lập biên bản đối với nhân viên làm mất hóa đơn, đồng thời gửi thông báo ngay cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát hiện.
Ví dụ: Ngày 26/01 nhân viên giao hàng và phát hiện đã làm mất hóa đơn, thì công ty lập biên bản làm mất hóa đơn với NV giao hàng, đồng thời gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 01/02/2015
Tình huống 3:
Theo Điều 9, thông tư 39-2014 về hóa đơn chứng từ quy định: "Căn cứ vào nhu cầu sử dụng hoá đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hoá đơn của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hoá đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hoá đơn của tổ chức, doanh nghiệp. " Tháng 5/2014 tôi đã chót thông báo 1000 số hóa đơn, vậy nếu công ty chúng tôi không dùng hết trong 6 tháng thì tôi phải xử lý như thế nào?”
Trả lời:
Thông tư số 39/2014 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2014 và không áp dụng hồi tố với các trường hợp phát sinh trước thời điểm này.
Với các số hoá đơn mà công ty của Bạn đã thông báo phát hành trước ngày có hiệu lực của Thông tư số 39/2014 (phát hành 1000 số theo quy định của Thông tư số 153/2010, TT số 64/2013) thì công ty bạn vẫn tiếp tục sử dụng.
Sau ngày 01/06/2014 công ty bạn muốn đặt in hóa đơn thì phải căn cứ vào nhu cầu sử dụng hoá đơn từ 3 tháng đến 6 tháng để thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế. Theo đó Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn của Công ty bạn, cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của Công ty.
Tình huống 4:
Trên hoá đơn tôi đã xuất trả hoá đơn cho khách hàng, hàng hoá đã giao và người mua hàng đã kê khai thuế, nhưng bên tôi là bên bán chưa kê khai thuế đầu vào. Tôi phát hiện ra là tôi đã viết sai tên hàng hoá cung cấp (các thông tin còn lại đều đúng). Bây giờ tôi phải xử lý thế nào?
Trả lời:
Công ty bạn xuất hóa đơn sai tên hàng. tuy nhiên sai sót này không làm ảnh hưởng đến doanh thu, tiền thuế
Hiện nay có 2 công văn của Cục thuế TPHCM và cục thuế Hà Nội hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn viết sai Tên công ty, MST, địa chỉ công ty như sau:
– Hướng dẫn Cục Thuế TPHCM:
Trích công văn 4099/CT-TTHT ngày 2/6/2014 : trường hợp Công ty lập hóa đơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên, các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0)).
Như vậy theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp vẫn phải Lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh, và sẽ kê khai hóa đơn điều chỉnh này trên bảng kê, và chỉ tiêu doanh thu và tiền thuế ghi bằng không
– Hướng dẫn cục thuế Hà Nội
Trích công văn số 48838/CT-HTr ngày 23/09/2014 hướng dẫn: “trường hợp Công ty đã lập hoá đơn giao cho người mua nhưng phát hiện trên hoá đơn ghi sai mã số thuế của người mua, nhưng không sai tên và địa chỉ của người mua, sai sót này không làm thay đổi đến số lượng hàng hoá, đơn giá, thuế suất…. thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”
Như vậy theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hà Nội, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điều chỉnh, mà chỉ phải lập biên bản ghi nhận việc sai sót hóa đơn.
