Trên hoá đơn, có những chỉ tiêu bắt buộc phải có, phải ghi đúng quy định. Nhưng ngoài những chỉ tiêu đó, còn có những chỉ tiêu không bắt buộc phải có, hoặc kế toán có ghi, hay không ghi những chỉ tiêu đó cũng không sao. Đó là những chỉ tiêu gì?
1/Những nội dung bắt buộc phải ghi trên hoá đơn:
a) Tên loại hoá đơn.
Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…
b) Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn.
Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).
c) Tên liên hóa đơn.
Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
d) Số thứ tự hoá đơn.
Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn.
i) Tên tổ chức nhận in hoá đơn.
Trên hoá đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hoá đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in.
k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.
a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.
b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:
a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 nêu trên
Ngoài ra còn một số nội dung khác, hay được in trên hoá đơn như: Hình thức thanh toán, tài khoản ngân hàng, số điện thoại… kế toán có thể ghi hoặc không ghi. Nếu trong khi xuất hoá đơn bán hàng, do chưa biết rõ hình thức thanh toán, kế toán có thể ghi không đúng hình thức thanh toán thực tế, hoăc ghi cả 2 hình thức thanh toán: Tiền mặt và chuyển khoản, cũng không sao. Vì đây là những chỉ tiêu không bắt buộc
a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 nêu trên.
Ngoài ra còn một số nội dung khác, hay được in trên hoá đơn như: Hình thức thanh toán, tài khoản ngân hàng, số điện thoại… kế toán có thể ghi hoặc không ghi. Nếu trong khi xuất hoá đơn bán hàng, do chưa biết rõ hình thức thanh toán, kế toán có thể ghi không đúng hình thức thanh toán thực tế, hoăc ghi cả 2 hình thức thanh toán: Tiền mặt và chuyển khoản, cũng không sao. Vì đây là những chỉ tiêu không bắt buộc
