KTHN Group Quy định về Hóa đơn điện tử đã được ban hành từ rất sớm khi mà Nghị định 51/2010 được ban hành sau đó là Thông tư 32/2011/TT-BTC về Hóa đơn điện tử. Mới nhất Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018 và nghị định này có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018. Vậy trước khi áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các bạn hãy cùng KẾ TOÁN HÀ NỘI GROUP tìm hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử nhé.
Xem thêm:
>> Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 QĐ về hóa đơn điện tử
>> Nghị định số 39/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Hỗ trợ kê khai thuế mới nhất phiên bản HTKK 4.0.7 ngày 25/09/2018
1. Hóa đơn điện tử
Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Xem thêm bài viết: Hóa đơn điện tử: những điều có thể bạn chưa biết
Hóa đơn điện tử là một trong những tính năng mới nhất trên thị trường, giúp các doanh nghiệp và Tổng cục Thuế thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
Hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong Thông tư 32/2011 và điều chỉnh bằng hàng loạt công văn hướng dẫn khác. Trong đó định nghĩa: HĐ ĐT là thông tin về hàng hóa và dịch vụ được tạo lập, gửi nhận, truyền dẫn và lưu trữ trên các thiết bị điện tử. Bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, xuất khẩu … HĐĐT là chứng từ kế hoạch và quy định lưu trữ tối thiểu 10 năm theo luật kế toán.
HĐĐT cũng có đầy đủ các thông tin như hóa đơn giấy thông thường. HĐĐT được lập thông qua phần mềm tạo HĐĐT hoặc các trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn (SAAS). Các quy định về xử lý hóa đơn đã lập bao gồm: hủy, điều chỉnh cũng được quy định tương tự hóa đơn giấy.
Bên cạnh đó, có một quy định riêng đối với HĐ ĐT đó là việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm lưu trữ chứng từ kế toán (không bắt buộc) hoặc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường. Theo đó, mỗi HĐĐT chỉ được chuyển đổi một lần và người thực hiện chuyển đổi chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc chuyển đổi.
Nhìn chung, HĐ ĐT trên thế giới đã được sử dụng từ lâu nhất là ở các quốc gia phát triển với điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin và trình độ tin học phát triển. Thực tiễn áp dụng cho thấy sử dụng HĐ ĐT giảm thiểu chi phí chung toàn xã hội liên quan trực tiếp đến in ấn, lưu trữ và truyền tải cũng như mất mát hư hỏng hóa đơn.
Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự lập thông qua phần mềm hóa đơn hoặc hệ thống tạo hóa đơn của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT, khi người bán lập hóa đơn sẽ được chuyển đến CQT để cấp mã xác thực trước khi chuyển lại để truyền sang cho người mua.
Hình thức thứ 2 hiện đang được thử nghiệm với gần 315 doanh nghiệp tham gia chủ yếu ở hai tỉnh thành là Hà Nội ( 201 doanh nghiệp) và Tp Hồ Chí Minh (114 doanh nghiệp). Trên cơ sở thông lệ quốc tế một số nước có sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Bộ Tài chính đã nghiên cứu xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử có mã của CQT.
Hóa đơn điện tử có mã của CQT có điểm khác với hóa đơn điện tử do doanh nghiệp phát hành và gửi đến người mua như nêu trên là trước khi được gửi cho người mua thì hóa đơn điện tử được truyền đến hệ thống điện tử của cơ quan thuế để được gắn mã điện tử của cơ quan thuế. Thông qua mã điện tử này, cơ quan thuế sẽ có nội dung dữ liệu của hóa đơn.
Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực với mục tiêu:
Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn tập trung để phục vụ công tác quản lý thuế;
Cải cách thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, rút ngắn thời gian cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục về hóa đơn;
Thí điểm về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để hoàn thiện chính sách về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đồng thời hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin trước khi triển khai rộng toàn quốc;
Xem thêm:
>> Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 QĐ về hóa đơn điện tử
>> Nghị định số 39/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Hỗ trợ kê khai thuế mới nhất phiên bản HTKK 4.0.7 ngày 25/09/2018
