Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) luôn là “mùa cao điểm” đầy áp lực với những con số và quy định pháp lý chằng chịt. Làm thế nào để xác định đúng đối tượng ủy quyền? Mức giảm trừ gia cảnh mới nhất áp dụng ra sao? Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp, Kế toán Hà Nội sẽ giúp bạn hệ thống hóa toàn bộ quy trình này một cách chuẩn xác và tối ưu nhất.
1. Phân loại Hợp đồng lao động: Nền tảng của sự chính xác
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là phân loại đúng loại hình hợp đồng để áp dụng biểu thuế phù hợp:
- Hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Đây là nhóm đối tượng tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Kế toán thực hiện kê khai thu nhập trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN và tổng hợp vào tờ khai quyết toán 05/QTT-TNCN.
- Hợp đồng dưới 03 tháng & vãng lai: Nhóm này bao gồm cộng tác viên, khoán việc hoặc lao động thời vụ. Thu nhập sẽ được kê khai tại Phụ lục 05-2/BK-TNCN. Riêng phần người phụ thuộc (nếu có) sẽ nằm ở biểu mẫu 05-3/BK-TNCN.
2. Công thức “Vàng” đối soát thu nhập chịu thuế
Để tránh sai sót khi thanh tra thuế, kế toán tại các đơn vị do Kế toán Hà Nội tư vấn luôn tuân thủ nguyên tắc đối soát 3 bên:
- Thuế từng cá nhân: Phải khớp tuyệt đối với số thuế thực tế đã khấu trừ hàng tháng trên bảng lương.
- Tổng số liệu toàn đơn vị: Phải tương ứng với Chỉ tiêu [23] trên tờ khai 05/KK-TNCN.
- Trách nhiệm tài chính: Tổng số thuế đã khấu trừ phải bằng với số tiền đã nộp vào Ngân sách Nhà nước (NSNN) trong kỳ.
3. Điều kiện ủy quyền quyết toán: Ai được và ai không?
Không phải nhân viên nào cũng có thể ủy quyền cho doanh nghiệp. Một cá nhân chỉ được ủy quyền khi hội đủ các điều kiện “Cần và Đủ”:
- Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại duy nhất 1 đơn vị và đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền.
- Đã có Mã số thuế (MST) cá nhân.
- Có văn bản ủy quyền theo mẫu quy định.
Lưu ý đặc biệt: Nếu nhân viên có thu nhập vãng lai nơi khác nhưng bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng, đã bị khấu trừ 10% tại nguồn và không có nhu cầu hoàn thuế thì vẫn được phép ủy quyền tại đơn vị chính.
4. Cập nhật mức giảm trừ gia cảnh: Lộ trình 2025 – 2026
Đây là nội dung trọng tâm mà Kế toán Hà Nội muốn quý doanh nghiệp lưu ý để đảm bảo quyền lợi cho người lao động:
- Giai đoạn hiện tại (Trước 2026): Giảm trừ bản thân là 11 triệu/tháng; Người phụ thuộc là 4,4 triệu/người/tháng.
- Giai đoạn dự kiến (Từ 2026): Mức giảm trừ có thể tăng lên 15,5 triệu/tháng cho bản thân và 6,2 triệu/người/tháng cho người phụ thuộc để phù hợp với biến động chỉ số giá tiêu dùng.
5. Nguyên tắc tính thời gian giảm trừ
- Với bản thân: Được tính đủ 12 tháng trong năm quyết toán, không quan trọng thời điểm bắt đầu vào làm việc tại doanh nghiệp là tháng mấy.
- Với người phụ thuộc: Tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thực tế. Kế toán cần lưu ý: Không được tính lùi thời gian giảm trừ trước thời điểm nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh.
6. Tầm quan trọng “Sống còn” của Mã số thuế cá nhân
MST không chỉ là một dãy số, nó là “giấy thông hành” pháp lý
- Bắt buộc: Phải đăng ký MST cho người lao động trước khi thực hiện quyết toán.
- Hệ lụy: Cá nhân chưa có MST sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh và không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán.
7. Xử lý trường hợp cá nhân có nhiều nguồn thu nhập
Nếu người lao động làm việc tại nhiều nơi và không đủ điều kiện ủy quyền, họ BẮT BUỘC phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.
- Trách nhiệm doanh nghiệp: Cấp chứng từ khấu trừ thuế kịp thời để người lao động làm căn cứ tự quyết toán.
- Thời hạn tự quyết toán: Chậm nhất là ngày 30/4 hằng năm.
8. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán: Đừng để “nước đến chân mới nhảy”
Căn cứ theo Luật Quản lý thuế, mốc thời gian bạn cần ghi nhớ là:
- Doanh nghiệp quyết toán thay (ủy quyền): Chậm nhất ngày 31/3 năm kế tiếp.
- Cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất ngày 30/4 năm kế tiếp.
Lời kết
Việc nắm vững quy trình quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn xây dựng uy tín, niềm tin đối với người lao động. Hy vọng bài viết này đã giải đáp được những thắc mắc của bạn về các quy định thuế hiện hành. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý số liệu hoặc cần một đơn vị tư vấn thuế chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Kế Toán Hà Nội. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp minh bạch, an toàn và đúng luật nhất.
