Từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, một quy định mới liên quan trực tiếp đến chi phí tiền lương đã chính thức được áp dụng, tác động đến hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Theo đó, doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động từ 05 triệu đồng/lần trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Quy định này được nêu rõ tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành và đã có hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế, chấm dứt các cách hiểu chưa thống nhất trước đây về việc trả lương bằng tiền mặt.
Căn cứ pháp lý mới về chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN
Để áp dụng đúng và tránh rủi ro thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ nền tảng pháp lý của quy định này. Ngày 15/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 320/2025/NĐ-CP nhằm hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Trong nghị định này, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được mở rộng phạm vi áp dụng, bao gồm cả tiền lương và các khoản chi trả cho người lao động.
Nội dung quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Theo quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 9, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hình thức thanh toán.
Cụ thể, mọi khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, không chỉ giới hạn ở mua hàng hóa hay dịch vụ, mà còn bao gồm các khoản chi trả khác, đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Đây chính là cơ sở pháp lý để cơ quan thuế áp dụng quy định này đối với tiền lương, tiền công của người lao động.
Trả lương bằng tiền mặt trên 05 triệu đồng có được tính chi phí hợp lệ không?
Đây là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp, kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp quan tâm ngay sau khi nghị định mới được ban hành.
Thực tế, trước đây không ít doanh nghiệp vẫn duy trì hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc hiện vật, đặc biệt với lao động phổ thông, lao động thời vụ. Tuy nhiên, từ năm 2025, cách chi trả này không còn phù hợp về mặt thuế nếu giá trị chi trả vượt ngưỡng quy định.
Hướng dẫn chính thức từ Cục Thuế
Dựa trên Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Cục Thuế đã làm rõ như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động từng lần từ 05 triệu đồng trở lên
- Nhưng không thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Thì khoản tiền lương đó không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp
Quy định này áp dụng kể từ kỳ tính thuế TNDN năm 2025, không phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp hay quy mô lao động.
Thế nào là thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định?
Một điểm doanh nghiệp cần hiểu đúng là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ đơn thuần là “có giấy tờ”. Thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là việc chi trả thông qua các phương thức hợp pháp như:
- Chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản người lao động
- Thanh toán qua ngân hàng hoặc tổ chức trung gian thanh toán hợp pháp
- Hình thức thanh toán đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế GTGT
Ngược lại, trả lương bằng tiền mặt, bằng hiện vật hoặc chi trực tiếp không qua ngân hàng sẽ không đáp ứng điều kiện khấu trừ chi phí nếu số tiền từ 05 triệu đồng/lần trở lên.
Doanh nghiệp cần điều chỉnh gì để tránh bị loại chi phí tiền lương?
Quy định mới buộc doanh nghiệp phải xem lại toàn bộ quy trình trả lương, đặc biệt với các đơn vị trước đây vẫn quen chi tiền mặt.
Từ góc độ thực tiễn, doanh nghiệp nên:
- Chuẩn hóa hình thức trả lương qua tài khoản ngân hàng
- Yêu cầu người lao động cung cấp tài khoản cá nhân hợp lệ
- Đảm bảo bảng lương, hợp đồng lao động và chứng từ chuyển khoản khớp nhau
- Tránh việc chia nhỏ khoản chi trả nhằm né ngưỡng 05 triệu đồng
Việc cố tình chia nhỏ chi trả nếu không phản ánh đúng bản chất giao dịch có thể bị cơ quan thuế đánh giá lại khi thanh tra, kiểm tra.
Tác động thực tế của quy định mới đến doanh nghiệp
Quy định doanh nghiệp chi tiền lương trên 05 triệu phải chuyển khoản để được trừ thuế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động và trả lương thủ công
- Doanh nghiệp gia đình, doanh nghiệp nhỏ chưa chuẩn hóa tài chính
- Doanh nghiệp chưa có quy chế trả lương rõ ràng
Nếu không điều chỉnh kịp thời, chi phí tiền lương có thể bị loại toàn bộ khi quyết toán thuế, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp.
Khuyến nghị từ Kế Toán Hà Nội dành cho doanh nghiệp
Từ kinh nghiệm thực tiễn tư vấn và triển khai kế toán – thuế cho doanh nghiệp, Kế Toán Hà Nội khuyến nghị:
- Doanh nghiệp cần áp dụng hình thức trả lương chuyển khoản ngay từ năm 2025
- Rà soát lại quy chế lương, hợp đồng lao động và quy trình thanh toán
- Chủ động cập nhật quy định mới để tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt
- Nâng cao tính minh bạch trong quản lý chi phí và tài chính
Việc tuân thủ đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp an toàn về thuế và ổn định hoạt động lâu dài.
Kết luận
Có thể khẳng định rõ ràng rằng, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động từ 05 triệu đồng/lần trở lên nếu không thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi đó không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Đây là thay đổi quan trọng mà mọi doanh nghiệp và kế toán cần nắm chắc để áp dụng đúng tránh sai không phát sinh rủi ro thuế từ năm 2025 trở đi.
👉 Kế Toán Hà Nội luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cập nhật chính sách thuế mới và triển khai kế toán đúng chuẩn, đúng luật.
