THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Hồ sơ và tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán phải được lưu trữ một thời gian nhất định. Sau đây, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin chia sẻ các bạn những hiểu biết về chứng từ, thời hạn lưu trữ chứng từ.
A. Hồ sơ, tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:
1- Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;
2- Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
3- Báo cáo tài chính gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;
4- Tài liệu khác liên quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…); các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng năm…) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.
B – Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.
*** Tất cả tài liệu kế toán quy định tại điểm A của Chế độ này được phân loại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây:
1- Thời hạn tối thiểu là 5 năm;
2- Thời hạn 20 năm;
3- Thời hạn trên 20 năm.
Điều 13: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm (như phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng…) lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
* ** Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:
1. Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;
2. Tài liệu kế toán về đầu tư dự án hoàn thành, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
4. Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá,
chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;
5. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản.
*** Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu,có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:
1- Sổ kế toán tổng hợp;
2- Báo cáo tài chính năm;
3- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành;
4- Chứng từ và tài liệu kế toán khác.
Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ 5 năm hoặc 20 năm nhưng có liênquan đến các vụ kiện tụng, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thìkhông áp dụng thời hạn lưu trữ mà áp dụng theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.
Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hoả hoạn, tài liệu kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu kếtoán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan. Hội đồng phải thực hiện các công việc:
Bằng mọi biện pháp phục hồi,bảo toàn các tài liệu có thể phục hồi được;
Tiến hành kiểm kê, xác định số tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được;
Lập biên bản xác định số tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bản phải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng, bị mất.
C – Tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định của chế độ này.
2. Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ:
– Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;
– Người đứng đầu đơn vị quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;
– Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm”;
– Lập “Biên bản tiêu huỷtài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kếtoán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.
Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ của đơn vị.
3. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiện ngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như:đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thựchiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị.
Cô Phan Thị Thanh – CN Long Biên
