Đã gần 6 tháng trôi qua kể từ thời điểm chính thức xóa bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán, hoạt động sản xuất kinh doanh của các hộ kinh doanh (HKD) và cá nhân kinh doanh (CNKD) đang dần đi vào quỹ đạo ổn định dưới mô hình quản lý mới. Hiện nay, Cơ quan Thuế (CQT) khắp cả nước đã và đang đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát việc chấp hành pháp luật thuế đối với loại hình này nhằm đảm bảo tính minh bạch. Để giúp quý độc giả chủ động, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế, Kế toán Hà Nội xin tổng hợp và hướng dẫn chi tiết 15 bộ hồ sơ bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ khi CQT thanh kiểm tra theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Hồ sơ pháp lý và chứng từ tài chính dòng tiền
Nền tảng đầu tiên để Cơ quan Thuế xác định tư cách pháp lý cũng như tính hợp pháp của quy mô hoạt động chính là hệ thống giấy phép và dòng tiền lưu thông qua tài khoản ngân hàng. Sự đồng nhất giữa ngành nghề đăng ký và thực tế kinh doanh là yếu tố cốt lõi mà đoàn kiểm tra sẽ đối chiếu ngay khi bắt đầu.
Giấy tờ pháp lý, căn cước công dân và các loại giấy phép chuyên ngành
Đối với Hộ kinh doanh, cần chuẩn bị sẵn Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với Cá nhân kinh doanh, bắt buộc phải có Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Tờ khai đăng ký thuế. Ngoài ra, nếu có các địa điểm kinh doanh trực thuộc, phải cung cấp văn bản đăng ký địa điểm tương ứng.
Đặc biệt lưu ý, các ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần xuất trình đầy đủ giấy phép con tùy thuộc vào lĩnh vực đặc thù như: Giáo dục, dịch vụ lưu trú, massage, phòng khám y tế, quầy thuốc, hoặc nhà hàng ăn uống… Đi kèm với đó là Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC) đối với các cơ sở thuộc diện quản lý và bản sao Căn cước công dân (CCCD) của chủ hộ/chủ cá nhân kinh doanh.
Sao kê tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải cung cấp toàn bộ sao kê tài khoản ngân hàng bao gồm cả tài khoản cá nhân và tài khoản đứng tên HKD có phát sinh dòng tiền thu chi liên quan đến hoạt động kinh doanh. Những tài khoản hoàn toàn chỉ phục vụ chi tiêu cá nhân, gia đình thì không bắt buộc phải sao kê.
Mẹo xử lý số liệu: Do đặc thù giao dịch của HKD phát sinh nhiều, việc in ấn bản cứng rất dày và tốn kém chi phí. Do đó, cơ sở kinh doanh hoàn toàn có thể xuất file mềm (định dạng Excel hoặc PDF có ký số/dấu của ngân hàng) để gửi cho CQT. Tuy nhiên, nếu trên sao kê không thể hiện rõ nội dung chi tiền cho ai, mục đích là gì, CQT sẽ yêu cầu truy xuất thêm lệnh chi tiền để kiểm tra chuyên sâu.
Sổ sách kế toán và hệ thống hóa đơn, bảng kê theo quy định
Chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp kê khai đồng nghĩa với việc HKD phải thiết lập hệ thống sổ sách kế toán nghiêm túc. Việc lưu trữ hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra khoa học quyết định trực tiếp đến kết quả kiểm tra thuế, chứng minh tính trung thực của doanh thu và chi phí.
Hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC
Hộ kinh doanh thuộc diện kê khai bắt buộc phải ghi chép, lập và lưu trữ đầy đủ các mẫu sổ kế toán quy định. Cụ thể bao gồm hệ thống sổ như: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa dịch vụ (S1-HKD), Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2-HKD), Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN (S3-HKD), Sổ theo dõi thanh toán lương và các khoản nộp theo lương (S4-HKD), cùng các mẫu sổ S1a, S2a, S2b,… s2e liên quan tùy thuộc vào loại hình hoạt động.
Toàn bộ sổ sách phải được ghi chép đầy đủ, đúng thời điểm và khớp đúng với chứng từ gốc. HKD cần chuẩn bị sẵn cả file dữ liệu mềm (file Excel/phần mềm kế toán) và in sẵn bản cứng để phục vụ đoàn kiểm tra ký chốt số liệu.
Hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào và bảng kê tổng hợp định kỳ
Đối với những HKD đã được CQT phê duyệt áp dụng và xuất hóa đơn điện tử đầu ra, bắt buộc phải xuất đầy đủ hóa đơn cho 100% doanh thu phát sinh, không được bỏ sót. Song song đó, hóa đơn đầu vào minh chứng cho chi phí hợp lý cũng phải thu thập đầy đủ.
-
Hình thức lưu trữ: Toàn bộ hóa đơn (đầu ra và đầu vào) phải được lưu giữ đồng thời dưới dạng file gốc (.xml), file hiển thị (.pdf) và bản in giấy để đối chiếu khi cần thiết.
-
Bảng kê chi tiết: Lập sẵn bảng kê hóa đơn mua vào và bảng kê hóa đơn bán ra phân tách theo từng quý để chứng minh tính logic của số liệu trên tờ khai thuế tổng hợp.
Hồ sơ nhân sự, chi phí mặt bằng và đối tác kinh doanh
Để bảo vệ tính hợp lý của các khoản chi phí cấu thành nên giá vốn và chi phí quản lý, các hợp đồng dân sự và chứng từ thanh toán liên quan đến con người, tài sản cố định phải được chuẩn bị chặt chẽ, tránh bị loại trừ chi phí khi tính thuế.
Hồ sơ nhân sự, tiền lương và nghĩa vụ bảo hiểm xã hội
Nếu HKD, CNKD có sử dụng lao động và thực hiện chi trả lương, bộ hồ sơ bắt buộc phải có bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương có chữ ký nhận của người lao động, hồ sơ nhân sự cá nhân, hồ sơ tham gia BHXH và Thông báo kết quả đóng BHXH hàng tháng (Mẫu C12-TS).
Đối với nhóm lao động thời vụ, lao động thuê khoán theo vụ việc: Cần chuẩn bị Hợp đồng thuê khoán, bản sao CCCD của người lao động, chứng từ chi tiền (phiếu chi/chuyển khoản) cho từng lần thanh toán và biên bản nghiệm thu khối lượng công việc giao khoán hoàn thành.
Hợp đồng thuê mượn mặt bằng, nhà kho và hồ sơ giao dịch đối tác
HKD cần cung cấp Hợp đồng thuê hoặc mượn nhà, văn phòng, kho hàng, địa điểm kinh doanh. Đi kèm là bản sao CCCD của chủ nhà và các chứng từ chi trả tiền thuê mặt bằng thực tế. Đặc biệt, CQT sẽ đối chiếu với Tờ khai thuế cho thuê tài sản do chính chủ nhà làm và nộp cho CQT để kiểm tra tính đồng bộ về nghĩa vụ thuế của cả hai bên.
Bên cạnh đó, đối với các HKD lớn (đặc biệt là nhóm ngành nghề thuộc nhóm 3 và nhóm 4 theo phân loại rủi ro), cần xuất trình đầy đủ Hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung cấp, đối tác mua hàng, các biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ và bảng kê chi tiết đi kèm.
Hồ sơ khai thuế, khấu hao tài sản và mô hình kinh doanh đặc thù
Mỗi mô hình sản xuất kinh doanh, từ truyền thống đến thương mại điện tử, đều có những danh mục hồ sơ đặc thù riêng biệt nhằm chứng minh tính hợp pháp của nguồn gốc hàng hóa và nghĩa vụ trích nộp ngân sách nhà nước.
Hồ sơ khai thuế định kỳ và chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Hộ kinh doanh phải lưu trữ đầy đủ file báo cáo thuế hàng tháng hoặc hàng quý, bao gồm Tờ khai thuế ban đầu cùng các Tờ khai bổ sung, điều chỉnh (nếu có phát sinh sai sót). Đồng thời, không được thiếu Tờ khai thông báo số tài khoản ngân hàng và các văn bản Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế từ hệ thống điện tử của CQT.
Đi kèm với các tờ khai là toàn bộ Giấy nộp tiền thuế vào Ngân sách Nhà nước (NSNN) cho từng sắc thuế (Thuế GTGT, Thuế TNCN, Thuế Môn bài…) để chứng minh nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành đúng hạn.
Bảng phân bổ khấu hao, hồ sơ thu mua hàng không hóa đơn và kinh doanh online
Đối với các trường hợp kinh doanh đặc thù hoặc có quy mô lớn, danh mục hồ sơ cần bổ sung nghiêm ngặt bao gồm:
-
Bảng trích khấu hao và phân bổ: Áp dụng bắt buộc đối với HKD thuộc nhóm rủi ro 3 và 4 có sử dụng máy móc, trang thiết bị, tài sản cố định công cụ dụng cụ vào sản xuất.
-
Hàng hóa thu mua từ người dân: Trường hợp HKD thu mua nông – lâm – thủy sản của người dân tự làm ra hoặc mua của các HKD có doanh thu dưới mức quy định (không có hóa đơn), phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa mẫu 01/TNDN hoặc 02/TNDN theo đúng thực tế.
-
Kinh doanh thương mại điện tử (Bán hàng online, bán qua sàn): Bắt buộc phải tải dữ liệu báo cáo doanh thu bán hàng hiển thị trên các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop…), đi kèm báo cáo chi tiết số tiền thuế mà phía sàn đã khấu trừ và nộp thay vào NSNN theo từng tháng.
-
Chi phí vận chuyển, thuê xe: Nếu có phát sinh thuê phương tiện vận chuyển, chở hàng, HKD phải bổ sung Hợp đồng thuê, CCCD của người vận chuyển, hồ sơ phương tiện (đăng ký xe) và chứng từ chi trả tiền thực tế.
Lời kết
Việc chuyển đổi từ cơ chế thuế khoán sang quản lý theo sổ sách kế toán và hóa đơn điện tử đòi hỏi các Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh phải nâng cao tính tự giác và tính chính xác trong việc lưu trữ hồ sơ. Sự chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng 15 hạng mục hồ sơ nêu trên không chỉ giúp HKD tự tin khi Cơ quan Thuế tiến hành kiểm tra, mà còn là nền tảng để tối ưu hóa chi phí và phát triển kinh doanh bền vững. Nếu gặp khó khăn trong quá trình thiết lập sổ sách hoặc quyết toán thuế, hãy liên hệ với Kế toán Hà Nội để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp nhất.
