KTHN Group Như thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý? Với cơ chế quản lý thuế hiện nay – tự kê khai, tự nộp, tự chịu trách nhiệm, kế toán cần phải có những kiến thức đầy đủ, kinh nghiệm để hoàn thành tốt vai trò kế toán của mình. Việc tiếp xúc với hoá đơn chứng từ đối với một người kế toán là chuyện không thể tránh khỏi do đó kế toán cần phải nắm rõ những quy định này.
Xem thêm:
>> Mức xử phạt vi phạm hành chính kế toán theo quy định mới nhất 2019
>> Nghị định số 39/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Quy định về hoá đơn điện tử mới nhất 2019
1. Hóa đơn hợp pháp là như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về “Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp” thì hóa đơn bất hợp pháp là:
– Hóa đơn giả: là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
– Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Là hóa đơn chưa thông báo phát hành hóa đơn.
– Hóa đơn hết giá trị sử dụng:
+ Là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng.
+ Là hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
+ Là hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).
Như vậy, qua đây chúng ta có thể rút ra được rằng hóa đơn hợp pháp là:
+ Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng.
+ Hoá đơn do Bộ Tài Chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cấp cho các cơ sở kinh doanh
+ Hoá đơn do các DN tự in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng
Theo quy định hiện nay tại Thông tư 37/2017/TT-BTC thì nếu sau 02 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in của DN mà Cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì DN được sử dụng hóa đơn tự in
+ Và một số loại hóa đơn, tem vé đặc thù khác theo quy định của Bộ Tài Chính.
LƯU Ý: Có những trường hợp DN bạn có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán không dùng tiền mặt) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như:
+ Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ của một DN nhưng mặt hàng, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của DN đó.
+ DN bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các DN đang nằm trong danh sách DN tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của Cơ quan thuế
+ Doanh nghiệp bạn mua hàng hóa, dịch vụ của DN khác mà DN đó chưa làm thông báo phát hành hóa đơn mà đã xuất hoá đơn cho bạn.
Thì các trường hợp này cũng bị coi như sử dụng hoá đơn bất hợp pháp
Các bạn có thể tra cứu thông tin phát hành hoá đơn tại: Http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
2. Như thế nào là hóa đơn hợp lệ ?
Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như:
– Nội dung trên hóa đơn:
+ Phải đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh,
+ hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa;
+ Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ chứng từ…
+ Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm
– Các tiêu thức trên hóa đơn:
+ Phải viết đầy đủ các tiêu thức bắt buộc quy định trên hóa đơn như: mã số thuế, tên địa chỉ, hình thức thanh toán.
+ Gạch bỏ đúng quy định phần dòng còn thừa (đối với hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn)
+ Đối với tiêu thức “Người mua hàng”: thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại… thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại, fax ….
– Đối với tiêu thức “Người bán hàng”: Thì thủ trưởng đơn vị sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)
3. Hóa đơn hợp lý là gì?
Khi nói đến hoá đơn, chứng từ hợp lý là muốn nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hoá đơn hợp pháp vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý, nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng – phù hợp với nội dung trên đăng ký kinh doanh và tình hình hoạt động cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp.
Ví dụ:
Công ty Kế Toán Hà Nội không phải đơn vị kinh doanh vận tải đồng thời cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy…) thuộc sở hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều các hóa đơn đầu vào về xăng dầu (Ví dụ: Giám đốc đi xe thuộc sở hữu cá nhân khi đổ xăng có hoá đơn đầu vào).Khi đó hóa đơn đầu vào có thể là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu của Công ty thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý.
Hoá đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Tuy nhiên, ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
+ Không vượt định mức cho phép trong sản xuất;
+ Không vượt quá số tiền quy định, mức khoán (Ví dụ như tiền công tác phí không được vượt quá 02 lần so với các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội tại Thông tư 40/2017/TT-BTC)
+ Những hóa đơn có Giá trị > 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.
Xem thêm:
>> Mức xử phạt vi phạm hành chính kế toán theo quy định mới nhất 2018
>> Nghị định số 39/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Quy định về hoá đơn điện tử mới nhất 2019
