CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ VÀ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN NĂM 2026

Từ kỳ tính thuế TNDN năm 2026, việc xác định chi phí được trừ và không được trừ thực hiện theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Kế Toán Hà Nội cho rằng doanh nghiệp cần nắm rõ để hạch toán đúng, giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

Điều kiện để chi phí được trừ

Khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

➢ Thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

➢ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

➢ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

✓ Lưu ý:

• Mua nhiều lần trong cùng 1 ngày của cùng 1 người bán, nếu tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt. Ví dụ: Mua văn phòng phẩm 3 lần trong ngày, mỗi lần 2 triệu đồng, tổng 6 triệu đồng thì vẫn phải chuyển khoản.
• Trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh thì vẫn được tính chi phí nếu có đủ hồ sơ, chứng từ và thanh toán đúng quy định. Ví dụ: Nhân viên được cử đi mua máy in 8 triệu đồng, có giấy ủy quyền, hóa đơn tên công ty và chứng từ thanh toán hợp lệ thì vẫn được tính chi phí.
• Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán thì vẫn được đưa vào chi phí được trừ. Nhưng khi thanh toán, nếu trả bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí. Ví dụ: Tháng 1 hạch toán chi phí dịch vụ 12 triệu đồng, đến tháng 2 trả tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí.

Một số khoản chi được trừ đáng chú ý

Ngoài chi phí thông thường phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp còn được tính vào chi phí được trừ với một số khoản sau:

Chi cho hoạt động nghiên cứu, phát triển

• Chi cho nghiên cứu và phát triển (R&D) được tính vào chi phí được trừ
• Có thể tính tối đa đến 200% chi phí thực tế phát sinh
• Tuy nhiên, sau khi áp dụng mức chi bổ sung này thì doanh nghiệp không được bị lỗ

Ví dụ: Doanh nghiệp chi 500 triệu đồng cho R&D. Nếu đủ điều kiện thì có thể được tính tối đa 1 tỷ đồng, nhưng không được làm phát sinh lỗ.

Chi đào tạo, giáo dục nghề nghiệp cho người lao động

Bao gồm:

• Chi trả cho người dạy
• Tài liệu học tập
• Thiết bị, vật liệu thực hành
• Chi đào tạo người lao động mới
• Chi đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc

Các khoản chi này nên được quy định cụ thể trong:

• Hợp đồng lao động
• Thỏa ước lao động tập thể
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp

Ví dụ: Công ty tổ chức khóa đào tạo kỹ năng bán hàng, có chi thuê giảng viên, in tài liệu, thuê phòng học. Nếu được quy định rõ trong quy chế thì được tính vào chi phí được trừ.

Các khoản tài trợ hợp lệ

Được trừ nếu thuộc đúng diện pháp luật cho phép, như:

• Tài trợ cho giáo dục
• Tài trợ cho y tế
• Tài trợ cho văn hóa
• Tài trợ phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh
• Tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách
• Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số

Ví dụ: Doanh nghiệp tài trợ thiết bị dạy học cho trường công lập, có đủ hồ sơ đúng quy định thì được tính vào chi phí được trừ.

Chi cho khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số

Đây là nhóm chi phí được khuyến khích và được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Ví dụ: Công ty chi triển khai phần mềm ERP, CRM hoặc số hóa quy trình nội bộ. Nếu phục vụ kinh doanh và có đủ chứng từ thì được tính vào chi phí được trừ.

Tổn thất không được bồi thường

Bao gồm phần giá trị tổn thất do:

• Thiên tai
• Dịch bệnh
• Hỏa hoạn
• Tai nạn bất ngờ

Các trường hợp bất khả kháng khác sau khi trừ phần được bảo hiểm hoặc bên khác bồi thường.

Ví dụ: Kho hàng bị cháy thiệt hại 300 triệu đồng, bảo hiểm bồi thường 180 triệu đồng. Phần 120 triệu đồng còn lại có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đủ hồ sơ.

Một số khoản chi chưa tương ứng doanh thu nhưng vẫn được trừ

Gồm các khoản như:

• Chi phí tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu
• Chi phí nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới nhưng không thành công
• Chi phí đầu tư dự án phát triển sản phẩm, dịch vụ mới nhưng dừng triển khai
• Chi marketing, giới thiệu sản phẩm trước khi bán hàng
• Chi thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh
• Chi khôi phục hoạt động sau khi tạm dừng
• Chi hoàn trả hiện trạng theo hợp đồng khi chấm dứt hoạt động
• Chi phí thuê đất, hạ tầng trong thời gian chưa đi vào hoạt động
• Khấu hao tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê
• Chi phí hủy hàng tồn kho, vật tư, linh kiện lỗi thời, hết hạn, không còn giá trị sử dụng
• Chi phí hủy tài sản, hủy phế liệu, phế phẩm

Ví dụ:

• Chi 100 triệu đồng làm hồ sơ đấu thầu nhưng không trúng thầu thì vẫn có thể được trừ.
• Chi nghiên cứu sản phẩm mới nhưng không thành công thì khoản chi phù hợp vẫn có thể được trừ.
• Tiêu hủy lô hàng hết hạn sử dụng, nếu có đủ hồ sơ kiểm kê và tiêu hủy thì chi phí liên quan có thể được trừ.

Các khoản chi khác được trừ

• Chi cho hoạt động quốc phòng, an ninh, dân quân tự vệ
• Chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp
• Chi phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc
• Chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
• Chi liên quan đến giảm phát thải khí nhà kính, net zero, bảo vệ môi trường
• Khoản đóng góp vào các quỹ theo quyết định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

Ví dụ:

• Chi đầu tư hệ thống xử lý nước thải, khí thải để bảo vệ môi trường thì có thể được trừ.
• Khoản đóng góp vào quỹ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền thì được tính vào chi phí được trừ nếu đủ điều kiện.

CÁC KHOẢN CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản không được trừ sau đây:

Khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện

Ví dụ:

• Không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
• Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

Ví dụ thực tế:

• Mua tivi cho nhà riêng của giám đốc thì không được trừ.
• Mua hàng 7 triệu đồng có hóa đơn nhưng trả bằng tiền mặt thì không được tính vào chi phí được trừ.

Các khoản tiền phạt

Không được trừ đối với:

• Tiền phạt vi phạm hành chính
• Phạt giao thông
• Phạt kế toán
• Phạt thuế
• Tiền chậm nộp thuế
• Các khoản phạt vi phạm hành chính khác

Ví dụ: Phạt giao thông 8 triệu đồng hoặc tiền chậm nộp thuế đều không được tính vào chi phí được trừ.

Khoản chi đã được bù đắp từ nguồn khác

Bao gồm:

• Khoản chi đã được tài trợ, hỗ trợ từ nguồn kinh phí khác
• Khoản đã chi từ quỹ phát triển khoa học công nghệ, quỹ đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số của doanh nghiệp

Ví dụ: Khoản chi đã dùng quỹ phát triển khoa học công nghệ thì không được tính thêm lần nữa vào chi phí được trừ.

Phần chi vượt mức khống chế

Một số khoản chỉ được trừ trong giới hạn nhất định, phần vượt mức sẽ không được trừ, như:

• Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế
• Bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ vượt quá 5 triệu đồng/người/tháng
• Chi phí quản lý phân bổ cho cơ sở thường trú vượt mức
• Chi phí thuê quản lý casino, trò chơi điện tử có thưởng vượt mức
• Chi trả lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết vượt mức theo quy định

Ví dụ:

• Chi phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân thì phần vượt không được trừ.
• Mua bảo hiểm nhân thọ 7 triệu đồng/người/tháng thì phần vượt 2 triệu đồng không được trừ.

Các khoản trích lập, khấu hao, phân bổ không đúng quy định

Không được trừ đối với:

• Trích lập dự phòng sai hoặc vượt mức
• Khấu hao tài sản cố định không đúng quy định
• Khấu hao tài sản không phục vụ sản xuất kinh doanh
• Khấu hao tài sản không đủ hồ sơ sở hữu
• Khấu hao tài sản không theo dõi trên sổ sách
• Khấu hao vượt khung
• Khấu hao tài sản đã khấu hao hết
• Khấu hao quyền sử dụng đất lâu dài
• Phần khấu hao tương ứng nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng đối với ô tô chở người dưới 9 chỗ, trừ trường hợp đặc thù theo quy định

Ví dụ:

• Mua ô tô 2 tỷ đồng, nếu không thuộc trường hợp đặc thù thì phần vượt 1,6 tỷ đồng không được trừ khi tính khấu hao.
• Tài sản đã khấu hao hết mà vẫn tiếp tục trích khấu hao thì phần này không được trừ.

Các khoản chi về tiền lương, tiền công, phúc lợi dễ bị loại

Không được trừ đối với:

• Lương, thưởng, phụ cấp đã hạch toán nhưng thực tế không chi
• Lương, thưởng không có quy chế hoặc không ghi rõ điều kiện, mức hưởng
• Lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ
• Thù lao trả cho sáng lập viên, thành viên HĐQT, HĐTV không trực tiếp điều hành
• Chi trang phục bằng tiền vượt 5 triệu đồng/người/năm
• Chi thưởng sáng kiến nhưng không có quy chế, không có hội đồng nghiệm thu
• Chi trợ cấp mất việc, thôi việc, tai nạn lao động không đúng quy định
• Chi mua thẻ hội viên sân golf, chi chơi golf

Đặc biệt cần lưu ý

Từ 15/12/2025, khoản chi trả tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên nếu thanh toán bằng tiền mặt thì không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Ví dụ:

• Hạch toán thưởng Tết nhưng không thực chi thì bị loại.
• Trả lương 9 triệu đồng/người bằng tiền mặt thì không được tính vào chi phí được trừ.
• Chi trang phục 7 triệu đồng/người/năm thì phần vượt 5 triệu đồng không được trừ.
• Chi mua thẻ hội viên sân golf cho ban giám đốc thì không được trừ.

Các khoản chi lãi vay không đúng quy định

Không được trừ với:

• Lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu
• Lãi vay trong giai đoạn đầu tư đã tính vào giá trị đầu tư
• Lãi vay vượt mức theo Bộ luật Dân sự khi vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng
• Một số khoản lãi vay đặc thù của hoạt động dầu khí, giao dịch liên kết, BT, BOT, BTO nếu vượt mức quy định

Ví dụ:

• Đăng ký vốn điều lệ 20 tỷ đồng nhưng mới góp 10 tỷ đồng, phần lãi vay tương ứng vốn còn thiếu sẽ không được trừ.
• Lãi vay đã vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư thì không được tính lại vào chi phí được trừ.

Các khoản thuế, phí không được tính vào chi phí

Không được trừ đối với:

• Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn
• Thuế GTGT nộp theo phương pháp khấu trừ
• Thuế TNDN
• Thuế TNCN trong một số trường hợp không xử lý đúng theo hợp đồng
• Tiền chậm nộp thuế
• Một số loại thuế, phí, lệ phí khác không được tính vào chi phí theo quy định

Ví dụ:

• Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ thì không được hạch toán thêm vào chi phí.
• Thuế TNDN phải nộp không được tính vào chi phí được trừ.

Khoản tài trợ, ủng hộ không đúng diện được trừ

Các khoản chi sau sẽ không được trừ nếu không thuộc đúng trường hợp pháp luật cho phép:

• Chi tài trợ
• Chi từ thiện
• Chi ủng hộ địa phương
• Chi ủng hộ đoàn thể, tổ chức xã hội

Ví dụ: Khoản ủng hộ tự phát, không đúng diện pháp luật cho phép hoặc không đủ hồ sơ thì không được tính vào chi phí được trừ.

Một số khoản khác thường bị loại

Bao gồm:

• Chi đầu tư xây dựng cơ bản để hình thành tài sản cố định
• Chi liên quan trực tiếp đến tăng, giảm vốn chủ sở hữu
• Chi không tương ứng với doanh thu tính thuế
• Chi không đúng điều kiện, nội dung chi theo pháp luật chuyên ngành
• Chi điện nước thuê địa điểm nhưng hồ sơ chứng từ không đầy đủ
• Chi thuê tài sản, sửa chữa, nâng cấp, phân bổ vượt thời gian quy định
• Lỗ chênh lệch tỷ giá cuối kỳ trong một số trường hợp
• Chi đóng góp hội, quỹ vượt mức quy định
• Các khoản chi đặc thù của lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán, dầu khí, BT, BOT, BTO không đúng hoặc vượt mức

Ví dụ:

• Chi xây nhà xưởng để hình thành tài sản cố định thì không hạch toán ngay vào chi phí được trừ.
• Chi điện nước thuê địa điểm nhưng hồ sơ không đầy đủ thì có thể bị loại.
• Chi sửa chữa lớn nhưng phân bổ sai thời gian thì phần phân bổ sai có thể không được trừ.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Khi quyết toán thuế TNDN năm 2026, doanh nghiệp nên rà soát kỹ 4 yếu tố sau:

• Chi có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay không
• Có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ hợp pháp hay không
• Có thanh toán đúng hình thức hay không, nhất là mốc từ 5 triệu đồng
• Khoản chi đó có bị khống chế mức hoặc thuộc nhóm không được trừ không

Ví dụ: Khoản chi tiếp khách 15 triệu đồng có hóa đơn nhưng thanh toán bằng tiền mặt thì vẫn có nguy cơ bị loại. Hoặc khoản thưởng có quyết định nhưng không có quy chế rõ ràng thì cũng dễ bị loại.

Kết luận

Chi phí thực tế phát sinh chưa chắc sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Muốn được trừ, doanh nghiệp không chỉ cần chi đúng cho hoạt động kinh doanh mà còn phải đáp ứng đúng quy định về:

• Hồ sơ
• Chứng từ
• Hình thức thanh toán
• Mức khống chế
• Điều kiện theo pháp luật chuyên ngành

Vì vậy, kế toán cần kiểm tra kỹ từng khoản chi ngay từ khâu hạch toán để tránh bị loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Ví dụ: Cùng là khoản chi mua dịch vụ 20 triệu đồng phục vụ kinh doanh, nếu có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn hợp lệ và chuyển khoản đúng quy định thì được trừ. Nếu thiếu chứng từ hoặc thanh toán bằng tiền mặt thì có thể bị loại toàn bộ.