Xử phạt doanh nghiệp không lập hóa đơn đúng quy định

Hiện nay hóa đơn không đơn thuần chỉ là tờ giấy ghi nhận giao dịch mà còn đóng vai trò là “lá chắn” pháp lý để doanh nghiệp kê khai, khấu trừ và nộp thuế. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp vì thiếu cập nhật quy định hoặc quy trình nội bộ chưa chặt chẽ dẫn đến việc chậm lập, không lập hay ghi sai nội dung hóa đơn. Những sai sót này đều có thể kéo theo mức xử phạt hành chính đáng kể theo quy định mới.

Bài viết này, Kế Toán Hà Nội giúp các doanh nghiệp nắm rõ căn cứ pháp lý và mức xử phạt để chủ động phòng tránh, giảm thiểu rủi ro khi sử dụng hóa đơn.

Căn cứ pháp lý về việc xử phạt vi phạm hóa đơn

Các hành vi chậm lập, không lập hoặc lập sai hóa đơn hiện nay được quản lý và xử phạt dựa trên hệ thống văn bản pháp luật sau:

Các hành vi chậm lập, không lập hoặc lập sai hóa đơn hiện nay được quản lý và xử phạt dựa trên hệ thống văn bản pháp luật sau:

• Luật Quản lý thuế 2019: Đặt ra nguyên tắc chung về nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và trách nhiệm sử dụng hóa đơn chứng từ.

• Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP): Quy định cụ thể mức phạt đối với hành vi vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nêu rõ thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc, cũng như trách nhiệm phát hành hóa đơn của doanh nghiệp.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử, bắt buộc áp dụng từ ngày 01/7/2022.

• Các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương: Cập nhật tình huống thực tiễn và hướng xử lý chi tiết theo từng trường hợp phát sinh.

Những sai phạm thường gặp khi phát hành hóa đơn

Trong hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể vì thiếu cập nhật quy định hoặc cố tình lách luật mà vi phạm các nguyên tắc về hóa đơn. Dưới đây là những tình huống điển hình mà doanh nghiệp nên nhận diện để phòng tránh:

Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch

Có trường hợp doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng không xuất hóa đơn theo đúng yêu cầu pháp luật.

Ví dụ: Một nhà hàng tổ chức tiệc cưới trị giá 80 triệu đồng cho khách nhưng không phát hành hóa đơn để tránh nộp thuế GTGT và thuế TNDN.

Xuất hóa đơn trễ thời điểm quy định

Pháp luật đã quy định rõ thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp chậm hơn mốc này sẽ bị coi là vi phạm.

Ví dụ: Công ty ký hợp đồng dịch vụ ngày 05/8, đã thu đủ tiền nhưng đến 20/8 mới phát hành hóa đơn. Hành vi này bị xem là lập hóa đơn chậm và có thể bị xử phạt.

Lập hóa đơn với thông tin sai lệch

Sai sót về tên, mã số thuế, số lượng, đơn giá, ngày tháng… đều có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Ví dụ: Công ty X phát hành hóa đơn nhưng điền nhầm mã số thuế của khách hàng → buộc phải làm biên bản điều chỉnh, đồng thời có nguy cơ bị xử phạt theo quy định.

Xuất hóa đơn khống hoặc không phản ánh đúng thực tế

Đây là hành vi lập hóa đơn cho giao dịch không phát sinh hoặc khai báo giá trị khác với thực tế, thường nhằm gian lận thuế.

Ví dụ: Doanh nghiệp A và B bắt tay xuất hóa đơn khống trị giá 500 triệu đồng để nâng khống chi phí đầu vào. Đây là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị xử phạt nặng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Các mức xử phạt dựa trên từng hành vi cụ thể

Dựa theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, những vi phạm về hóa đơn trong doanh nghiệp sẽ tương ứng với các mức xử phạt như sau:

• Không lập hóa đơn tổng hợp hoặc không lập hóa đơn cho hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng…
  Hành vi này bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng theo Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ví dụ: doanh nghiệp chạy chương trình tặng hàng mẫu cho khách nhưng không xuất hóa đơn cho giá trị hàng mẫu đó.

• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định
  Mức phạt hiện hành từ 10 đến 20 triệu đồng theo Khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ví dụ: cửa hàng bán sản phẩm cho khách mà không giao hóa đơn hợp pháp.

• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn giả hoặc hóa đơn khống
  Hành vi này bị phạt rất nặng, từ 20 đến 50 triệu đồng theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ví dụ: doanh nghiệp lập hóa đơn cho giao dịch không có thật để ghi nhận chi phí đầu vào.

• Lập hóa đơn sai thời điểm quy định
  Phạt từ 500.000 đến 1.500.000 đồng (mức nhẹ) và có thể cao hơn nếu vi phạm nhiều hóa đơn hoặc tình tiết tăng nặng, căn cứ Khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ví dụ: nhận tiền dịch vụ nhưng xuất hóa đơn chậm so với ngày quy định.

• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng hóa đơn vi phạm lớn
  Theo dự thảo sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể tăng tới 60–80 triệu đồng nếu doanh nghiệp không lập hàng chục hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ. Ví dụ: công ty không lập hóa đơn cho hơn 50 giao dịch sẽ bị phạt ở mức rất cao này.

• Trốn thuế do không xuất hóa đơn
  Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn bị truy thu và phạt theo số tiền thuế trốn với hệ số 1 lần, 1,5 lần, 2 lần, 2,5 lần hoặc 3 lần tùy tình tiết, căn cứ Điểm c Khoản 1 Điều 17 và các quy định liên quan của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ví dụ: doanh nghiệp không xuất hóa đơn, kê khai thuế thấp hơn thực tế dẫn tới số thuế bị trốn và bị xử lý nặng.

Hệ lụy khi doanh nghiệp vi phạm quy định về hóa đơn

Không lập hóa đơn đúng quy định không chỉ dẫn tới các khoản phạt hành chính, mà còn tạo ra nhiều tác động dây chuyền ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính, uy tín và quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổn thất tài chính ngay lập tức

Doanh nghiệp phải chi trả khoản phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy hành vi vi phạm. Ngoài ra, phần thuế GTGT hoặc TNDN chưa kê khai sẽ bị truy thu kèm tiền chậm nộp, khiến chi phí thực tế tăng lên đáng kể.

Chi phí không được tính vào thuế TNDN

Những khoản chi phát sinh từ hóa đơn sai sót, không hợp lệ sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng thêm, làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.

Suy giảm uy tín và tác động đến quan hệ đối tác

Việc không phát hành hóa đơn minh bạch có thể khiến khách hàng nghi ngờ về tính hợp pháp của giao dịch, ảnh hưởng đến thương hiệu và lòng tin. Đối tác, nhà cung cấp, ngân hàng hay nhà đầu tư có thể e dè khi hợp tác vì hồ sơ tài chính thiếu rõ ràng.

Nguy cơ bị cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra

Một sai phạm nhỏ có thể trở thành dấu hiệu để cơ quan thuế tiến hành kiểm tra sâu hơn toàn bộ hoạt động kế toán – thuế. Nếu phát hiện hành vi lặp lại hoặc có dấu hiệu cố ý gian lận, doanh nghiệp có thể bị xử lý nghiêm khắc hơn. Thậm chí bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

Cách khắc phục & phòng tránh vi phạm hóa đơn

Để không rơi vào tình trạng bị xử phạt, doanh nghiệp cần chủ động thiết lập một hệ thống quản lý hóa đơn rõ ràng, kiểm soát từ khâu lập đến khâu lưu trữ. Việc đầu tư bài bản ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao tính minh bạch và uy tín với đối tác.

Rà soát và cập nhật kịp thời quy định pháp luật

Môi trường pháp lý về hóa đơn điện tử thay đổi liên tục, nếu bỏ sót sẽ dễ dẫn đến sai phạm. Do đó:

• Thường xuyên theo dõi các Nghị định, Thông tư, Công văn mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
• Tổ chức đào tạo định kỳ cho bộ phận kế toán để nắm vững các điểm mới trong quản lý hóa đơn điện tử.

Tuân thủ thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố quyết định tính hợp pháp của chứng từ. Để đảm bảo đúng quy định:

• Lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Hạn chế tình trạng “xuất gối đầu” hay “xuất dồn cuối tháng” vì rất dễ dẫn đến vi phạm.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Một phần mềm chất lượng sẽ giảm thiểu lỗi trong lập, ký số và lưu trữ hóa đơn. Doanh nghiệp nên:

• Chọn nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận.
• Đảm bảo phần mềm có đầy đủ tính năng lập, ký số, tra cứu, lưu trữ rõ ràng, tránh sai sót.

Kiểm soát nội bộ trước khi phát hành hóa đơn

Kiểm tra chéo là “lá chắn” cuối cùng trước khi hóa đơn được gửi đi. Hãy:

• Thiết lập bước kiểm tra: kế toán lập → kế toán trưởng/giám đốc duyệt → mới phát hành.
• Lập biên bản hủy/điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót để hợp thức hóa đúng quy định.

Lưu trữ và đối chiếu định kỳ

Lưu trữ khoa học giúp dễ dàng tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra. Để thực hiện tốt:

• Lưu hóa đơn điện tử đúng quy chuẩn, tránh mất mát dữ liệu.
• Đối chiếu doanh thu – hóa đơn – hợp đồng hàng tháng để phát hiện sớm sai lệch.

Lời kết

Việc lập và quản lý hóa đơn đúng quy định không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật mà còn là “hàng rào” bảo vệ uy tín, tài chính và quan hệ hợp tác của doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ có thể kéo theo phạt tiền, truy thu thuế, loại chi phí hợp lệ và khiến đối tác, nhà đầu tư mất niềm tin.