Trong suy nghĩ của nhiều hộ kinh doanh, chỉ cần không trốn thuế, không giấu doanh thu thì sẽ không lo bị xử phạt. Tuy nhiên, thực tế quản lý thuế đang thay đổi rất nhanh. Từ nay đến năm 2026, khi cơ chế bỏ thuế khoán và chuyển sang quản lý theo doanh thu thực tế được áp dụng đồng bộ, không ít hộ kinh doanh có nguy cơ bị phạt dù hoàn toàn không có ý định gian lận thuế.
Theo ghi nhận từ Kế Toán Hà Nội, phần lớn các trường hợp bị xử phạt thời gian gần đây không xuất phát từ trốn thuế, mà đến từ những sai sót mang tính thủ tục như đăng ký kinh doanh không đúng, kê khai chưa đầy đủ, sử dụng hóa đơn chưa đúng quy định. Khi quản lý chuyển mạnh sang dựa trên dữ liệu đối chiếu, những “thói quen cũ” này sẽ trở thành rủi ro lớn.
Lộ trình bỏ thuế khoán: quản lý không còn dựa vào ước tính
Cơ chế thuế khoán trước đây cho phép cơ quan thuế xác định doanh thu của hộ kinh doanh theo mức ước lượng, dựa trên khảo sát và kinh nghiệm quản lý. Điều này khiến nhiều hộ quen với việc không ghi chép chi tiết, không theo dõi sát doanh thu phát sinh từng ngày.
Tuy nhiên, từ năm 2026, doanh thu sẽ được quản lý dựa trên kê khai thực tế, hóa đơn và dữ liệu đối chiếu. Khi đó, mọi khoản thu – dù nhỏ – đều trở thành dữ liệu quản lý. Những sai lệch giữa thực tế kinh doanh và hồ sơ kê khai sẽ dễ dàng bị phát hiện hơn rất nhiều so với trước.
Điều đáng lưu ý là khung xử phạt hành chính không tăng, nhưng khả năng bị phát hiện vi phạm lại cao hơn. Đây chính là lý do khiến nhiều hộ kinh doanh lo ngại dù không hề có ý định trốn thuế.
Đăng ký kinh doanh: Nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc doanh thu
Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất của hộ kinh doanh là: “Doanh thu nhỏ thì không cần đăng ký hoặc không cần cập nhật lại giấy phép”. Thực tế, pháp luật hiện hành quy định đăng ký kinh doanh là nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc vào việc có phát sinh thuế hay không.
Theo tư vấn của Kế Toán Hà Nội, nhiều hộ kinh doanh ban đầu chỉ buôn bán nhỏ lẻ, sau đó dần mở rộng ngành nghề, chuyển địa điểm, bán thêm sản phẩm mới hoặc kinh doanh song song online – offline. Tuy nhiên, thông tin đăng ký lại không được điều chỉnh kịp thời.
Khi dữ liệu đăng ký kinh doanh được đối chiếu với hoạt động thực tế, các sai lệch như:
-
Kinh doanh khác ngành nghề đã đăng ký
-
Thay đổi địa điểm nhưng không thông báo
-
Mở rộng quy mô nhưng hồ sơ không cập nhật
Đều có thể trở thành căn cứ xử phạt hành chính, kể cả khi doanh thu không lớn.
Kê khai thuế: Không còn chỗ cho “ước chừng cho xong”
Chuyển sang cơ chế kê khai theo doanh thu thực tế đồng nghĩa với việc không còn chấp nhận kê khai mang tính ước lượng. Doanh thu phải phản ánh đúng các khoản thu phát sinh trong quá trình kinh doanh, kể cả các giao dịch nhỏ lẻ.
Nhiều hộ kinh doanh hiện nay vẫn duy trì thói quen:
-
Không ghi chép doanh thu hàng ngày
-
Bỏ sót các khoản thu nhỏ
-
Ghi chép rời rạc, thiếu nhất quán
Trong bối cảnh quản lý mới, những thiếu sót này có thể bị xác định là không thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai, dù số thuế phải nộp thực tế có thể bằng 0.
Điểm quan trọng cần hiểu đúng là nghĩa vụ kê khai không phụ thuộc vào nghĩa vụ nộp thuế. Dù doanh thu thấp, chưa đến ngưỡng phải đóng thuế, nhưng nếu không kê khai theo quy định, hộ kinh doanh vẫn có thể bị xử phạt.
Hóa đơn: Bán hàng không hóa đơn ngày càng dễ bị phát hiện
Trước đây, nhiều hộ kinh doanh chỉ xuất hóa đơn khi khách hàng yêu cầu, hoặc bỏ qua các giao dịch nhỏ. Tuy nhiên, trong cơ chế quản lý mới, hóa đơn trở thành căn cứ trọng yếu để xác định doanh thu thực tế.
Khi dữ liệu hóa đơn được liên thông và đối chiếu với kê khai thuế, các rủi ro thường gặp bao gồm:
-
Doanh thu kê khai thấp hơn tổng giá trị hóa đơn
-
Có hoạt động kinh doanh nhưng không lập hóa đơn
-
Hóa đơn không phản ánh đúng thời điểm phát sinh doanh thu
Những trường hợp này không nhất thiết bị xem là trốn thuế, nhưng vẫn có thể bị xử phạt vì vi phạm quy định về hóa đơn. Đặc biệt, việc bán hàng không hóa đơn trong giai đoạn tới sẽ ngày càng khó “lọt” khỏi hệ thống quản lý.
Doanh thu thấp không đồng nghĩa với “không bị quản lý”
Một nhận thức sai lầm khác là: “Doanh thu thấp thì cơ quan thuế không để ý”. Thực tế, pháp luật phân biệt rất rõ giữa nghĩa vụ nộp thuế và nghĩa vụ tuân thủ quản lý.
Hộ kinh doanh có thể không phát sinh số thuế phải nộp, nhưng vẫn bắt buộc phải:
-
Đăng ký kinh doanh đúng quy định
-
Kê khai theo yêu cầu
-
Thực hiện hóa đơn khi bán hàng
Theo ghi nhận từ Kế Toán Hà Nội, nhiều trường hợp bị xử phạt gần đây không hề có yếu tố gian lận thuế, mà chỉ do thiếu sót thủ tục – những vi phạm từng ít bị chú ý khi quản lý còn thủ công.
Giai đoạn chuyển tiếp trước 2026
Từ nay đến khi cơ chế mới được áp dụng đầy đủ chính là giai đoạn chuyển tiếp quan trọng để hộ kinh doanh chủ động rà soát lại toàn bộ hoạt động. Việc chờ đến năm 2026 mới điều chỉnh sẽ khiến nhiều hộ rơi vào trạng thái bị động, lúng túng và dễ phát sinh vi phạm không đáng có.
Trong giai đoạn này, hộ kinh doanh nên:
-
Kiểm tra và cập nhật lại hồ sơ đăng ký kinh doanh
-
Hình thành thói quen ghi chép doanh thu đầy đủ, nhất quán
-
Thực hiện hóa đơn đúng quy định, kể cả với giao dịch nhỏ
-
Làm quen dần với cách quản lý theo dữ liệu
Thực tế cho thấy, chuẩn bị sớm luôn rẻ hơn xử phạt. Phần lớn các khoản phạt phát sinh đều đến từ việc không kịp thích nghi với thay đổi trong quản lý.
Lời kết
Với kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực tế cho hàng nghìn hộ kinh doanh, Kế Toán Hà Nội nhận thấy rằng rủi ro lớn nhất hiện nay không nằm ở thuế suất, mà nằm ở sự chủ quan với thủ tục.
Việc được rà soát hồ sơ, hướng dẫn kê khai và tổ chức lại quy trình kế toán ngay từ bây giờ sẽ giúp hộ kinh doanh:
-
Giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt hành chính
-
Chủ động thích nghi với cơ chế quản lý mới
-
Vận hành kinh doanh ổn định, minh bạch hơn
Trong bối cảnh năm 2026 đang đến gần, hiểu đúng – làm đúng – chuẩn bị sớm chính là chìa khóa để hộ kinh doanh tránh những khoản phạt không đáng có, dù hoàn toàn không có ý định trốn thuế.
