Trong công tác kế toán doanh nghiệp, việc lập hóa đơn sai lệch thông tin hành chính luôn là rủi ro pháp lý tiềm ẩn, dễ dẫn đến các khoản phạt không đáng có. Nhằm tháo gỡ khó khăn cho các đơn vị khi gặp phải trường hợp tên hoặc địa chỉ của đối tác quá dài, khung pháp lý mới nhất đã có những điều chỉnh bổ sung mang tính thực tiễn cao. Kế Toán Hà Nội xin gửi tới quý doanh nghiệp và các bạn làm nghề bài tổng hợp chi tiết về các cụm từ được phép viết tắt trên hóa đơn năm 2026. Cùng hướng dẫn chuẩn xác về cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ theo quy định hiện hành.
Quy định mới về các từ được phép viết tắt trên hóa đơn từ năm 2026
Nhằm tối ưu hóa không gian hiển thị trên hóa đơn điện tử và giảm thiểu sai sót kỹ thuật khi nhập liệu các thông tin quá dài, cơ sở pháp lý ban hành gần đây đã chính thức chuẩn hóa danh mục các từ viết tắt thông dụng. Người làm kế toán cần nắm vững các thay đổi này để áp dụng linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính hợp pháp.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định viết tắt
Sự thay đổi này được quy định cụ thể tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sau khi đã được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Theo đó, cơ quan quản lý đã chính thức luật hóa việc tinh giản một số danh từ thông dụng liên quan đến loại hình doanh nghiệp, địa giới hành chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của người mua trên hóa đơn.
Danh mục chi tiết các cụm từ được viết tắt chuẩn pháp lý
Khi gặp trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua quá dài, người bán được phép viết ngắn gọn các danh từ thông dụng theo danh sách quy đổi dưới đây:
-
Về địa giới hành chính: “Phường” viết tắt thành “P”; “Quận” viết tắt thành “Q”; “Thành phố” viết tắt thành “TP”; “Việt Nam” viết tắt thành “VN”.
-
Về loại hình doanh nghiệp: “Cổ phần” viết tắt thành “CP”; “Trách nhiệm hữu hạn” viết tắt thành “TNHH”.
-
Về hoạt động và khu vực sản xuất: “Khu công nghiệp” viết tắt thành “KCN”; “Sản xuất” viết tắt thành “SX”; “Chi nhánh” viết tắt thành “CN”.
Lưu ý cốt lõi từ Kế Toán Hà Nội: Dù được phép viết tắt, người lập hóa đơn bắt buộc phải đảm bảo hiển thị đầy đủ số nhà, tên đường/phố, phường/xã, quận/huyện, thành phố. Mọi cách viết tắt đều phải giúp định danh chính xác tên, địa chỉ của doanh nghiệp và hoàn toàn phù hợp với thông tin đã đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của đơn vị đó.
Nguyên tắc chuẩn khi ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn năm 2026
Bên cạnh thông tin định danh của người mua, cách thức thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn cũng được siết chặt và bổ sung nhiều điểm mới, đặc biệt là đối với nhóm ngành vận tải công nghệ và kinh doanh trên nền tảng số.
Quy tắc ngôn ngữ và định danh chủng loại sản phẩm
Căn cứ vào điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi thể hiện danh mục hàng hóa, kế toán cần tuân thủ:
-
Ngôn ngữ bắt buộc: Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài, phần chữ này phải được đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn
( )hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. -
Tính chi tiết theo chủng loại: Không được ghi chung chung nếu hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau. Phải ghi rõ ràng, cụ thể (Ví dụ: Thay vì ghi “Điện thoại”, phải ghi rõ “Điện thoại Samsung”, “Điện thoại Nokia”…).
-
Quy định về mã hàng hóa: Đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ có quy định về mã danh mục giao dịch, trên hóa đơn bắt buộc phải thể hiện song song cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ đó.
Quy định đặc thù đối với tài sản đăng ký sở hữu và dịch vụ vận tải
Đối với các nhóm mặt hàng mang tính chất đặc thù hoặc có giá trị lớn, quy định năm 2026 yêu cầu các tiêu chí khắt khe hơn:
-
Hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng: Hóa đơn bắt buộc phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng pháp lý. Ví dụ như số khung, số máy (đối với ô tô, xe máy); địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng (đối với bất động sản).
-
Dịch vụ vận tải thông thường: Phải ghi nhận rõ ràng biển kiểm soát (biển số xe) phương tiện vận tải cùng hành trình cụ thể (điểm đi – điểm đến).
-
Kinh doanh vận tải trên nền tảng số, TMĐT: Đây là điểm siết chặt quản lý rất đáng chú ý. Các đơn vị này khi xuất hóa đơn phải thể hiện rõ: tên hàng hóa được vận chuyển, thông tin họ tên, địa chỉ cùng mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của người gửi hàng.
Kết luận
Việc cập nhật và áp dụng chính xác các quy định về viết tắt cũng như cách ghi nhận thông tin hàng hóa theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý chứng từ, hạn chế tối đa các rập khuôn máy móc dễ dẫn đến tranh chấp thuế. Hy vọng bài viết trên của Kế Toán Hà Nội đã mang lại góc nhìn toàn diện và rõ ràng nhất cho công tác kế toán của bạn trong năm 2026.
