Việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử luôn là bài toán đòi hỏi sự cẩn trọng cao từ bộ phận kế toán để đảm bảo tính hợp pháp và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC mang đến những thay đổi mang tính bản lề, định hình lại toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn lập sai. Để giúp các doanh nghiệp chủ động cập nhật và áp dụng chính xác, Kế Toán Hà Nội đã tổng hợp và phân tích chi tiết các nguyên tắc cốt lõi ngay trong bài viết dưới đây.
Phân Loại Và Nguyên Tắc Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót Mới Nhất
Thông tư 91/2026/TT-BTC đã tối ưu hóa quy trình quản lý bằng cách phân loại chi tiết các lỗi sai phạm. Điểm mới đáng chú ý là cơ quan thuế không còn bắt buộc doanh nghiệp phải lập lại hóa đơn mới trong mọi trường hợp, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính đáng kể.
Trường hợp miễn lập hóa đơn mới và quy trình xử lý gọn nhẹ
Đối với các sai sót mang tính chất hành chính và không tác động đến dòng tiền hay giá trị pháp lý của giao dịch — cụ thể như sai sót về tên công ty, địa chỉ, số tiền bằng chữ (trong khi số tiền bằng số vẫn chính xác), hoặc các thông tin phụ trợ khác ngoại trừ mã số thuế, thuế suất, tiền thuế và thông tin hàng hóa — doanh nghiệp không cần phải hủy hay lập lại hóa đơn mới. Quy trình xử lý được tối giản hóa theo các bước:
-
Bước 1: Người bán chủ động gửi văn bản hoặc thông báo bằng hình thức phù hợp cho người mua về các nội dung thông tin bị sai lệch, xác nhận không cần lập lại hóa đơn.
-
Bước 2: Người bán thực hiện kê khai và gửi thông báo cho Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm theo Phụ lục III của Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Trường hợp linh hoạt lựa chọn giữa điều chỉnh hoặc thay thế
Khi hóa đơn điện tử phát hiện các lỗi nghiêm trọng hơn liên quan trực tiếp đến bản chất giao dịch như: sai mã số thuế; sai tên hàng hóa, quy cách, chất lượng; sai lệch về số lượng, số tiền ghi bằng số, thuế suất, tiền thuế hoặc thiếu hụt các chỉ tiêu bắt buộc… doanh nghiệp được quyền chủ động lựa chọn một trong hai phương án xử lý sau:
-
Phương án 1 – Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn mới phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Khi điều chỉnh giá trị tiền hoặc tiền thuế, kế toán thực hiện nguyên tắc: tăng ghi số dương, giảm ghi số âm theo đúng thực tế phát sinh.
-
Phương án 2 – Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn mới thay thế bắt buộc phải hiển thị nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Quy trình gửi hóa đơn: Sau khi hoàn tất ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế, người bán gửi trực tiếp cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi lên hệ thống của Cơ quan Thuế để cấp mã trước khi chuyển cho khách hàng (đối với hóa đơn có mã).
Quy Định Bắt Buộc Và Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Hóa Đơn
Để quá trình khắc phục sai sót diễn ra thuận lợi và đúng luật, Thông tư mới cũng bổ sung các quy định chặt chẽ về thủ tục đồng thuận giữa các bên cũng như cách thức xử lý các tình huống lặp lại.
Các điều kiện tiên quyết và thủ tục thỏa thuận giữa hai bên
Trước khi tiến hành thao tác lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên phần mềm, doanh nghiệp cần lưu ý các quy tắc phối hợp sau:
-
Đối với người mua là tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Hai bên bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận bằng giấy hoặc điện tử ghi rõ các nội dung sai sót. Văn bản này phải được lưu trữ nghiêm ngặt tại đơn vị để xuất trình khi có yêu cầu thanh kiểm tra.
-
Đối với người mua là cá nhân tiêu dùng nhỏ lẻ: Người bán chỉ cần thông báo trực tiếp cho khách hàng hoặc công khai thông tin điều chỉnh trên website thương mại điện tử của mình (nếu có).
-
Gộp nhiều hóa đơn sai sót: Nếu trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn sai sót có cùng thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất với cùng một đối tác, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất cho toàn bộ danh sách đó, kèm theo bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Lưu ý: Không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận đối với dữ liệu hóa đơn chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu, Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc các hoạt động mua bán trực tuyến trên các nền tảng số, sàn thương mại điện tử.
Nguyên tắc xử lý khi tiếp tục phát hiện sai sót sau điều chỉnh
Trong trường hợp hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại tiếp tục phát hiện có sai sót, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rõ:
-
Các lần xử lý tiếp theo bắt buộc phải đồng nhất theo hình thức đã áp dụng ở lần xử lý đầu tiên (đã chọn điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, đã chọn thay thế thì tiếp tục thay thế).
-
Mọi giá trị chênh lệch về số tiền trên hóa đơn điều chỉnh ở các lần sau vẫn phải tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc: tăng ghi số dương, giảm ghi số âm dựa trên số liệu thực tế tại thời điểm đó.
Các Trường Hợp Đặc Thù Chỉ Được Phép Điều Chỉnh Hoặc Thay Thế
Khác với quy định chung cho phép lựa chọn linh hoạt, Bộ Tài chính áp đặt các chế tài riêng biệt đối với một số loại hình giao dịch và ngành nghề đặc thù nhằm thắt chặt quản lý doanh thu.
Trường hợp bắt buộc áp dụng hình thức hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp chỉ được phép lựa chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh (không được thay thế) đối với các nghiệp vụ thương mại dưới đây:
-
Chiết khấu thương mại hậu mãi: Khoản chiết khấu dựa trên số lượng, doanh số đạt chỉ tiêu được tính trừ vào hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo. Hoặc có thể lập riêng hóa đơn điều chỉnh đính kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc.
-
Hàng bán bị trả lại: Người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị). Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Ngoại lệ: Nếu hai bên có thỏa thuận người mua là đối tượng tự lập hóa đơn khi trả hàng thì người mua sẽ xuất hóa đơn trả hàng cho người bán.
-
Lĩnh vực bảo hiểm và các khoản giảm thu: Các trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm hoặc các khoản chi giảm thu khác. Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ số phí hoàn/giảm và lý do cụ thể.
-
Dịch vụ viễn thông và thu tiền trước: Đã lập hóa đơn khi thu tiền trước trong xây dựng, bất động sản nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt hợp đồng; các tổ chức tín dụng hoàn phí dịch vụ thanh toán cho khách hàng (không cần ghi câu “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”); dịch vụ viễn thông dùng thẻ trả trước dựa trên bảng kê; hoặc bán khí thiên nhiên định giá ngoại tệ nhưng thanh toán bằng VND có chênh lệch tỷ giá quy đổi.
-
Thiếu chỉ tiêu bắt buộc: Hóa đơn điện tử thuộc diện được lập thiếu các ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn theo quy định mà bị sai sót.
Trường hợp bắt buộc áp dụng hình thức hóa đơn thay thế
Ngược lại với danh mục trên, hình thức hóa đơn thay thế là lựa chọn duy nhất và bắt buộc khi doanh nghiệp phát hiện sai sót đối với:
-
Hóa đơn điện tử được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
-
Hóa đơn điện tử áp dụng cho việc bán các loại tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan nhà nước (trừ các trường hợp ngoại lệ quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư này).
Quy định riêng cho ngành hàng không và tài sản đã đăng ký tên người mua
Thông tư 91/2026/TT-BTC dành riêng một phần hướng dẫn cho các nghiệp vụ có tính chất vận hành đặc biệt:
-
Ngành vận tải hàng không: Các chứng từ hoàn, đổi vé/vận chuyển hàng không được mặc định coi là hóa đơn điều chỉnh. Doanh nghiệp hàng không được miễn trừ việc ghi dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số…” và được phép xuất hóa đơn của hãng cho các chứng từ hoàn đổi do hệ thống đại lý chính thức thực hiện.
-
Tài sản đã hoàn thành đăng ký quyền sở hữu: Khi phát sinh việc trả lại tài sản đã đăng ký tên người mua hợp pháp (xe cộ, bất động sản…), nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc người mua phải là bên chủ động lập hóa đơn trả lại hàng để hoàn trả cho người bán.
Lời Kết
Việc nắm vững các nguyên tắc phân loại, thời điểm cần điều chỉnh hay thay thế hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và án phạt hành chính không đáng có. Hy vọng bài viết đã mang lại cái nhìn toàn diện và rõ nét cho công tác kế toán của bạn. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa chứng từ hoặc cần tư vấn sâu hơn về các nghiệp vụ thuế chuyên sâu, hãy liên hệ ngay với Kế Toán Hà Nội để nhận được sự hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu!
