Hoạt động quản lý hóa đơn điện tử trong kinh doanh bán lẻ xăng dầu luôn đòi hỏi độ chính xác cao và tính tuân thủ khắt khe. Nhằm minh bạch hóa thị trường và tăng cường hiệu quả quản lý thuế, Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản pháp luật mới áp dụng cho năm 2026. Kế Toán Hà Nội tổng hợp chi tiết những điểm thay đổi cốt lõi về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn xử lý sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua bài viết dưới đây.
Yêu Cầu Pháp Lý Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Bán Bơm Xăng Dầu
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt ra các tiêu chuẩn nghiêm ngặt đối với thời điểm xuất lập, các tiêu chí nội dung bắt buộc cũng như quy định kết nối dữ liệu trực tiếp của các đơn vị kinh doanh nhiên liệu.
Nguyên Tắc Lập Hóa Đơn Điện Tử Theo Từng Lần Bán Hàng
Theo quy định tại điểm h khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp và cửa hàng bán lẻ xăng dầu bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử ngay khi kết thúc mỗi lần bơm hàng cho khách. Quy định này áp dụng cho toàn bộ các giao dịch, không phân biệt giá trị thanh toán hay đối tượng người mua là cá nhân hay doanh nghiệp, nhằm đảm bảo dữ liệu bán hàng được ghi nhận tức thời.
Các Nội Dung Bắt Bộc Và Trường Hợp Ngoại Lệ Trên Hóa Đơn
Dựa trên khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn xăng dầu hợp lệ phải cung cấp đầy đủ thông tin về tên, ký hiệu, số hóa đơn; thông tin đơn vị bán (bao gồm mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh cụ thể do cơ quan thẩm quyền cấp); chi tiết hàng hóa, đơn giá, số tiền, các khoản thuế GTGT, thời điểm lập và ký số. Chữ ký số của bên mua không bắt buộc trừ khi có thỏa thuận riêng.
Lưu ý đặc thù: Đối với khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, mã số định danh), theo điểm c mục 9 phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh và chữ ký số của người mua.
Quy Trình Kết Nối Và Chia Sẻ Dữ Liệu Với Cơ Quan Thuế
Khoản 1 Điều 40 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu tất cả các đơn vị trong ngành xăng dầu phải chuẩn hóa hạ tầng công nghệ. Dữ liệu hóa đơn điện tử phát sinh tại các cây xăng phải được định dạng theo tiêu chuẩn chuẩn hóa của ngành thuế để phục vụ việc truyền nhận, chia sẻ dữ liệu liên tục và chính xác.
Quy Trình Xử Lý Sai Sót Hóa Đơn Xăng Dầu Theo TT 91/2026/TT-BTC
Trong quá trình vận hành, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC phân loại chi tiết từng trường hợp và hướng dẫn phương án khắc phục tương ứng.
Phương Án Xử Lý Cho Các Sai Sót Không Ảnh Hưởng Nghĩa Vụ Thuế
Khi phát hiện hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ hoặc số tiền viết bằng chữ, nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi bằng số, thuế suất, tiền thuế hay thông tin hàng hóa:
-
Bên bán không cần lập lại hóa đơn mới hay hóa đơn điều chỉnh.
-
Bên bán tiến hành thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trực thuộc.
Phương Thức Điều Chỉnh Hoặc Thay Thế Cho Các Lỗi Nội Dung Trọng Yếu
Đối với các sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ tài chính như: sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin quy cách, chất lượng hàng hóa:
-
Doanh nghiệp được chọn 1 trong 2 hình thức: Lập hóa đơn điều chỉnh (ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…“) hoặc Lập hóa đơn thay thế (ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”).
-
Thủ tục văn bản: Trước khi thực hiện, nếu người mua là tổ chức/hộ kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận nêu rõ lỗi sai; nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo trực tiếp hoặc công khai trên trang điện tử. (Miễn lập văn bản thỏa thuận khi truyền dữ liệu qua Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc giao dịch thương mại điện tử).
-
Cấp mã và gửi: Sau khi ký số hóa đơn mới, đối với hóa đơn có mã, bên bán gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi chuyển cho người mua; đối với hóa đơn không mã, bên bán gửi trực tiếp cho người mua.
Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh/Thay Thế Gộp Cho Nhiều Sai Sót Trong Tháng
Trường hợp trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn bị sai cùng thông tin (như thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất) cho cùng một khách hàng:
-
Doanh nghiệp được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế gộp cho toàn bộ các hóa đơn sai sót đó.
-
Hóa đơn gộp này phải đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Việc nắm vững quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ giúp các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cũng như bộ phận kế toán vận hành chuẩn xác, tránh các rủi ro pháp lý về thuế. Kế Toán Hà Nội luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn chi tiết mọi nghiệp vụ kế toán – thuế mới nhất cho doanh nghiệp.
