Tiền lương đóng BHXH là một trong những nội dung được doanh nghiệp và người lao động đặc biệt quan tâm khi chính sách bảo hiểm xã hội có nhiều thay đổi từ năm 2026. Việc xác định đúng mức tiền lương làm căn cứ đóng không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi lâu dài của người lao động khi hưởng các chế độ như thai sản, ốm đau, tai nạn lao động hay lương hưu. Trong bài viết dưới đây, Kế Toán Hà Nội sẽ giúp bạn cập nhật quy định, đồng thời phân tích từng nội dung theo cách dễ hiểu để doanh nghiệp có thể áp dụng chính xác ngay trong quá trình xây dựng bảng lương và kê khai bảo hiểm.
Tiền lương đóng BHXH năm 2026 được hiểu như thế nào?
Từ năm 2026, tiền lương đóng BHXH vẫn là căn cứ quan trọng để xác định số tiền doanh nghiệp và người lao động phải đóng hằng tháng. Đồng thời, đây cũng là cơ sở tính mức hưởng của nhiều chế độ bảo hiểm xã hội sau này. Để tránh nhầm lẫn giữa lương thực nhận và lương đóng BHXH, doanh nghiệp cần hiểu rõ các khoản nào được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng.
Tiền lương đóng BHXH là gì?
Tiền lương đóng BHXH là mức lương tháng được sử dụng để tính số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải đóng theo quy định. Đây cũng là cơ sở để giải quyết các quyền lợi như:
- Chế độ ốm đau.
- Chế độ thai sản.
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Chế độ hưu trí.
- Tử tuất và các quyền lợi BHXH khác.
Vì sao doanh nghiệp cần xác định đúng tiền lương đóng BHXH?
Nếu xác định sai tiền lương đóng BHXH, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Một số hệ quả thường gặp gồm:
- Bị truy thu số tiền BHXH còn thiếu.
- Phát sinh tiền chậm đóng và tiền xử phạt.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưởng BHXH của người lao động.
- Làm tăng rủi ro về thuế và chi phí tiền lương.
Cách xác định tiền lương đóng BHXH mới nhất năm 2026
Quy định mới tiếp tục xác định tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH theo ba nhóm thu nhập chính. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ từng nhóm để tránh cộng hoặc loại trừ sai khi kê khai.
Mức lương theo công việc hoặc chức danh
Đây là khoản tiền lương chính được ghi nhận trong hợp đồng lao động. Khoản lương này:
- Được trả theo tháng.
- Xây dựng theo thang lương, bảng lương của doanh nghiệp.
- Phù hợp với công việc hoặc chức danh đảm nhiệm.
- Được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Các khoản phụ cấp lương
Phụ cấp lương được tính đóng BHXH khi nhằm bù đắp những yếu tố mà tiền lương chính chưa phản ánh đầy đủ. Bao gồm các khoản phụ cấp để bù đắp:
- Điều kiện lao động.
- Tính chất phức tạp của công việc.
- Điều kiện sinh hoạt.
- Mức độ thu hút lao động.
Tuy nhiên, không tính đóng BHXH đối với các khoản phụ cấp phụ thuộc vào:
- Hiệu quả công việc.
- Năng suất lao động.
- Chất lượng hoàn thành công việc.
- Quá trình làm việc của người lao động.
Các khoản bổ sung khác
Ngoài tiền lương và phụ cấp, một số khoản bổ sung khác cũng được tính vào tiền lương đóng BHXH. Điều kiện áp dụng gồm:
- Xác định được số tiền cụ thể.
- Ghi nhận trong hợp đồng lao động.
- Trả thường xuyên, ổn định ở mỗi kỳ trả lương.
Ngược lại, những khoản thay đổi theo kết quả làm việc hoặc năng suất sẽ không thuộc căn cứ đóng BHXH.
Mức lương đóng BHXH tối thiểu và tối đa năm 2026
Ngoài cách xác định tiền lương, doanh nghiệp cũng cần lưu ý giới hạn tối thiểu và tối đa khi tham gia BHXH bắt buộc.
Mức lương tối thiểu dùng để đóng BHXH
Tiền lương đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng năm 2026.
Cụ thể:
- Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng.
- Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng.
- Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng.
- Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng.
Theo dự kiến áp dụng năm 2027:
- Vùng I: 5.700.000 đồng/tháng.
- Vùng II: 5.080.000 đồng/tháng.
- Vùng III: 4.450.000 đồng/tháng.
- Vùng IV: 4.040.000 đồng/tháng.
Mức lương tối đa được đóng BHXH
Để tránh phát sinh mức đóng vượt quy định, doanh nghiệp cần lưu ý giới hạn trần. Theo quy định hiện hành:
- Tiền lương đóng BHXH tối đa không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở, tương đương 50,6 triệu đồng/tháng.
- Đối với bảo hiểm thất nghiệp, mức tiền lương đóng không vượt quá 20 lần mức lương tối thiểu vùng tương ứng nơi doanh nghiệp hoạt động.
Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH năm 2026
Một trong những điểm được nhiều doanh nghiệp quan tâm là xác định khoản hỗ trợ nào không phải tính đóng BHXH. Những khoản dưới đây nếu chi trả đúng bản chất sẽ không thuộc căn cứ đóng BHXH.
Danh sách 14 khoản không phải đóng BHXH
Bao gồm:
- Thưởng chuyên cần căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hoặc mức độ hoàn thành công việc.
- Tiền thưởng sáng kiến.
- Tiền ăn giữa ca.
- Hỗ trợ xăng xe.
- Hỗ trợ điện thoại.
- Hỗ trợ đi lại.
- Hỗ trợ tiền thuê nhà.
- Hỗ trợ giữ trẻ.
- Hỗ trợ nuôi con nhỏ.
- Hỗ trợ khi thân nhân người lao động qua đời.
- Hỗ trợ khi người thân kết hôn.
- Hỗ trợ sinh nhật người lao động.
- Trợ cấp khi người lao động gặp khó khăn do tai nạn lao động.
- Trợ cấp khi người lao động gặp khó khăn do bệnh nghề nghiệp.
Lưu ý để tránh bị truy thu BHXH
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng các khoản hỗ trợ này được miễn đóng BHXH trong mọi trường hợp. Thực tế, cơ quan BHXH sẽ xem xét:
- Khoản tiền có trả cố định hằng tháng hay không.
- Có tách biệt rõ với tiền lương hay không.
- Có đúng bản chất là khoản hỗ trợ hay không.
- Có dấu hiệu chuyển lương thành phụ cấp nhằm giảm số tiền đóng BHXH hay không.
Nếu khoản hỗ trợ được chi trả thường xuyên, ổn định như tiền lương và không tách bạch rõ ràng, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu truy thu BHXH theo quy định.
Những khoản phụ cấp bắt buộc phải đóng BHXH từ năm 2026
Bên cạnh các khoản được miễn đóng, doanh nghiệp cũng cần xác định đúng những khoản phụ cấp bắt buộc phải đưa vào tiền lương đóng BHXH.
Những phụ cấp phải tính đóng BHXH
Các khoản phụ cấp sau sẽ phải tính đóng BHXH nếu được ghi nhận trong hợp đồng lao động nhằm bù đắp điều kiện làm việc hoặc tính chất công việc:
- Phụ cấp chức vụ.
- Phụ cấp trách nhiệm.
- Phụ cấp khu vực.
- Phụ cấp nặng nhọc.
- Phụ cấp độc hại.
- Các khoản phụ cấp có mục đích bù đắp điều kiện lao động, điều kiện sinh hoạt hoặc thu hút lao động.
Trường hợp không phải đóng BHXH
Không phải mọi khoản phụ cấp đều thuộc căn cứ đóng BHXH. Các khoản dưới đây sẽ không phải tính đóng nếu phụ thuộc vào kết quả làm việc:
- Phụ cấp theo năng suất lao động.
- Phụ cấp theo hiệu quả công việc.
- Khoản chi phụ thuộc chất lượng hoàn thành nhiệm vụ.
- Khoản tiền thay đổi theo thời gian hoặc quá trình làm việc thực tế.
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, chỉ những khoản phụ cấp mang tính bù đắp ổn định, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động mới thuộc căn cứ tính đóng BHXH. Ngược lại, các khoản biến động theo năng suất hoặc hiệu quả công việc sẽ không phải đóng BHXH.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi áp dụng quy định mới về tiền lương đóng BHXH?
Những thay đổi từ năm 2026 đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ cơ cấu tiền lương và phụ cấp trước khi kê khai bảo hiểm.
Kiểm tra lại hợp đồng lao động
Doanh nghiệp nên:
- Đối chiếu toàn bộ nội dung về tiền lương.
- Kiểm tra các khoản phụ cấp đang ghi trong hợp đồng.
- Xác định khoản nào thuộc diện đóng BHXH.
- Điều chỉnh nếu phát hiện nội dung chưa phù hợp với quy định mới.
Chuẩn hóa bảng lương và quy chế tiền lương
Để hạn chế rủi ro khi thanh tra BHXH, doanh nghiệp cần:
- Xây dựng bảng lương rõ ràng.
- Tách biệt tiền lương với các khoản hỗ trợ.
- Ban hành quy chế trả lương minh bạch.
- Lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh từng khoản chi trả.
Kết luận
Việc cập nhật quy định về tiền lương đóng BHXH mới nhất 2026 giúp doanh nghiệp xác định đúng căn cứ đóng bảo hiểm, hạn chế nguy cơ truy thu và bảo đảm đầy đủ quyền lợi cho người lao động. Nếu còn vướng mắc trong quá trình xây dựng thang bảng lương, kê khai BHXH hoặc áp dụng các quy định mới, Kế Toán Hà Nội sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật chính sách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định hiện hành.
